Lập và theo dõi ngân sách
Hoạt động hướng tới mục tiêu
Quản lý ngân sách liên quan đến việc quản lý doanh thu và chi phí của một công ty và quản lý mua sắm là một chức năng quan trọng để quản lý ngân sách cả bên trong và bên ngoài. Lập ngân sách trong nhóm mua sắm là một chuyện nhưng các hoạt động mua sắm lớn có thể dễ dàng tạo ra hoặc phá vỡ ngân sách chung của công ty.
Tầm quan trọng của mua sắm trong quản lý ngân sách: hoạt động thu mua giúp tạo ra sản phẩm hoặc dịch vụ mà công ty bán. Tuy nhiên, mua sắm cũng cung cấp vật tư văn phòng, công nghệ và thậm chí cả các tiện ích mà doanh nghiệp cần hoạt động hàng ngày. Chi tiêu gián tiếp – những hạng mục ngân sách không liên quan trực tiếp đến việc sản xuất hàng hóa hoặc dịch vụ – vẫn cần mua sắm để hoạt động. Do đó, việc quản lý mua sắm là điều cần thiết để doanh nghiệp không bị phá vỡ kế hoạch và trở nên bị động trước mục tiêu doanh thu và lợi nhuận đặt ra. Và các hoạt động mua sắm hiệu quả sẽ giúp duy trì toàn bộ công ty trong phạm vi ngân sách và xây dựng tỷ suất lợi nhuận lành mạnh.
Ngoài ra, có sự đối lập giữa bộ phận Tài chính và bộ phận Mua sắm trong việc thực hiện vì mục tiêu của công ty đó là Tài chính luôn tìm mọi cách để tiết kiệm chi phí, còn mua sắm luôn muốn có được những mặt hàng cũng như dịch vụ tốt nhất để phục vụ hoạt động của tổ chức. Và vấn đề này luôn được ban lãnh đạo cấp cao xem xét thường xuyên và kiểm soát ngân sách công ty.

Lập ngân sách cho việc mua sắm
Quản lý ngân sách cho việc mua sắm có hai phần.
- Đầu tiên, là những chi phí quan trọng liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh như vật tư sản xuất, nguyên vật liệu chính, công cụ thiết bị, máy sản xuất,..
- Các chi phí khác như lương nhân viên, văn phòng phẩm hay các khóa đào tạo, các dịch vụ mua ngoài như công nghệ để nâng cấp hiệu suất làm việc cho nhân viên.
Quản lý ngân sách cần được minh bạch cho tất cả các bộ phận, cũng như để bộ phận tài chính hiểu được nơi tìm nguồn tiết kiệm và chuẩn bị cho việc tăng giá.
Phần mềm quản lý mua hàng của hệ thống ERP sẽ giúp tổ chức thiết lập và theo dõi thực hiện ngân sách một cách rõ ràng, minh bạch và kiểm soát được những mục vượt ngân sách từ đó ngăn chặn được những rủi ro phát sinh chi phí không hiệu quả hoặc những vấn đề lớn đang âm thâm xảy ra làm ảnh hưởng đến tài chính của công ty.
Các nghiệp vụ trong phần mềm quản lý mua hàng tuân thủ quy trình chuẩn để việc theo dõi chi phí trở nên hiệu quả hơn khi số liệu đã phản ánh được các chi phí đang ở đâu, các hoạt động của công ty đang chi phí cho điều gì và công ty đang dùng hàng hóa và dịch vụ của nhà cung cấp nào, từ đó việc tiết kiệm chi phí mua sắm trong tương lai cho doanh nghiệp.
Cùng điểm qua các chức năng chính của phần mềm quản lý mua sắm sẽ làm được những gì?
- Lập ngân sách theo đầu mục hoạt động: trong ERP có thể giúp tổ chức quản lý chi tiết nhất có thể. Ngân sách tương ứng với hoạt động, từ đó chủ động được nguồn tài chính theo mục tiêu đề ra của tổ chức.
- Các bộ phận sẽ căn cứ vào mục tiêu hoạt động để giải ngân ngân sách theo từng đợt yêu cầu thực hiện và sử dụng ngân sách được lãnh đạo phê duyệt ở trên.
- Tiến hành tìm kiếm và đánh giá nhà cung cấp hàng hóa và dịch vụ, xây dựng các tiêu chí kiểm tra để đảm bảo chọn được nhà cung cấp tốt nhất trong mức ngân sách quy định.
- So sánh và lựa chọn nhà cung cấp dựa trên giá cả và những tiêu chí đưa ra. Đối với những nhà cung cấp chiến lược, có thể sử dụng chức năng chính sách giá của nhà cung cấp để lập đơn hàng tự động và minh bạch trong công tác quản lý.
- Lập đơn mua hàng, hợp đồng mua hàng cho nhà cung cấp được chọn.
- Theo dõi thực hiện đơn hàng, nghiệm thu và thanh toán cho nhà cung cấp.
- Quản lý ngân sách theo thực tế thực hiện: ngân sách được duyệt, ngân sách đã sử dụng, ngân sách còn lại. Số liệu hiển thị real-time giúp cho việc quản lý ngân sách hiệu quả và cảnh báo trước sự thiếu hụt ngân sách sắp tới.