ERP doanh nghiệp vừa và nhỏ

Ứng dụng ERP doanh nghiệp vừa và nhỏ cần bắt đầu từ hiểu đúng

Hợp lý hoá quy trình kinh doanh cốt lõi

Các quy trình cốt lõi gồm tài chính, nhân sự, cung ứng, sản xuất, bán hàng

Góc nhìn thống nhất hoạt động

Nói tới tính liên kết, chuẩn hoá quy trình, dữ liệu

Nguồn tin duy nhất

Nói tới tính tổng hợp, duy nhất thông tin

ERP là một hệ thống phần mềm tích hợp được sử dụng bởi các tổ chức để quản lý và tự động hóa các hoạt động kinh doanh cốt lõi của họ. ERP tích hợp nhiều chức năng kinh doanh khác nhau như kế toán, tài chính, nguồn nhân lực, sản xuất, quản lý chuỗi cung ứng, quản lý khách hàng (CRM), và quản lý kho vào một hệ thống duy nhất

Hệ thống bao gồm mọi hoạt động sản xuất kinh doanh và có nhiệm vụ liên kết các quy trình lại với nhau thành một cơ sở dữ liệu đồng bộ, duy nhất cho doanh nghiệp.

Tích hợp quy trình kinh doanh cốt lõi

Các quy trình cốt lõi gồm tài chính, nhân sự, cung ứng, sản xuất, bán hàng, CRM

Liên kết quy trình với nhau

Nói tới tính liên kết, quy trình, dữ liệu

Nguồn tin đồng bộ, duy nhất

Nói tới tính liên kết, duy nhất thông tin

Các định nghĩa trên đúng nhưng chưa đầy đủ

Enterprise- Doanh nghiệp

Coi doanh nghiệp là một chỉnh thể thống nhất

Resource- Nguồn lực

Quan tâm đến tất cả các nguồn lực gồm

Nguồn lực con người
Nguồn lực Tài chính
Nguồn lực Vật chất
Nguồn lực Công nghệ
Nguồn lực Trí tuệ
Nguồn lực Thời gian
Nguồn lực Quan hệ

Planning- Hoạch định

Bao gồm hoạt động hoạch định và theo dõi

Mục tiêu rõ ràng
Các bước thực hiện
Phân bổ nguồn lực
Thời gian biểu
Dữ liệu thực tế
Phân tích đánh giá

Như vậy có thể thấy việc Hoạch định Nguồn lực cho Doanh nghiệp ngoài hệ thống còn có sự tham gia và có thể phải thay đổi tư duy rất lớn từ hệ thống điều hành, quản trị của doanh nghiệp và sự Thay đổi cơ bản cách thức vận hành doanh nghiệp.

Cần có chiến lược làm kim chỉ nam và mục tiêu cho hoạt động Hoạch định và doanh nghiệp cần vận hành theo Kế hoạch được chuẩn hoá, quy trình hoá, tối ưu hoá, thống nhất hoá minh bạch hoá và có đánh giá, cải tiến tối ưu liên tục.

Phần mềm cũng phải có 3 dạng dữ liệu:

Kế hoạch
Thực tế
Phân tích

Nếu chỉ mua một phần mềm được gọi là ERP về và nhập các thực tế phát sinh vào và lên các báo cáo chưa kể việc phân mảnh thông tin, không chuẩn hoá tối ưu thì giá trị mang lại không nhiều, đôi khi còn gây rườm rà, cản trở các hoạt động của doanh nghiệp nếu hệ thống đồ sộ hoặc cứng nhắc, hay không ổn định.

Từ đây có thể rút ra bài học, việc hiểu đúng, đủ ERP là rất quan trọng. Rất tiếc đa số các doanh nghiệp phần mềm chỉ nhấn mạnh tới “Phần mềm”

Vì sao doanh nghiệp vừa và nhỏ nên cân nhắc hệ thống ERP?

Các doanh nghiệp vừa và nhỏ thường gặp phải các hạn chế về nguồn lực tài chính, nhân lực, và khả năng tiếp cận công nghệ tiên tiến.
Việc quản lý hiệu quả từng khía cạnh của hoạt động kinh doanh là điều vô cùng quan trọng. Hệ thống ERP có thể giúp SMEs vượt qua những thách thức này bằng cách chuẩn hoá phương pháp quản trị điều hành, tối ưu hóa các quy trình nội bộ, giảm thiểu lãng phí và tăng cường khả năng ra quyết định.
ERP cho phép doanh nghiệp dễ dàng quản lý hàng tồn kho, kiểm soát dòng tiền, cải thiện mối quan hệ với khách hàng và tối ưu hóa chuỗi cung ứng cũng như các nguồn lực khác.
Điều này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian đặc biệt quý báu của ban điều hành, chi phí mà còn tạo lợi thế cạnh tranh, cho phép SMEs hoạt động hiệu quả trong môi trường kinh doanh đầy biến động.

Lợi ích cụ thể mà ERP mang lại

Hoạch định rõ ràng và có chiến lược: Do yêu cầu hệ thống ERP cần có chiến lược rõ ràng và mọi thứ cần có kếhoạch, chỉ tiêu và theo dõi phân tích, từ đó thay đổi cơ bản cách thức tạo nên sự chuyên nghiệp, tối ưu và phát triển dài hạn.
Quản lý hiệu quả hơn: ERP tích hợp và tự động hóa các quy trình như tài chính, nhân sự, kho, bán hàng và dịch vụ khách hàng trong một nền tảng duy nhất, giúp giảm sai sót và tiết kiệm thời gian. Năng suất thường tăng từ 20-25% sau khi triển khai ERP.
Cải thiện quản lý tài chính: ERP giúp tự động hóa quy trình kế toán, tạo báo cáo chi tiết về thu chi, dòng tiền và lợi nhuận. Doanh nghiệp có thể tối ưu hóa nguồn vốn và giảm thiểu rủi ro tài chính, với 10-20% chi phí hoạt động được tiết kiệm.
Tăng cường khả năng phân tích dữ liệu: ERP cung cấp các báo cáo và phân tích theo thời gian thực, giúp SMEs nhanh chóng đưa ra các quyết định quan trọng. Khoảng 88% doanh nghiệp ghi nhận việc ra quyết định chính xác hơn nhờ ERP.
Tăng cường dịch vụ khách hàng: ERP cải thiện dịch vụ khách hàng thông qua theo dõi đơn hàng và tự động hóa quy trình chăm sóc khách hàng, giúp doanh nghiệp giữ chân khách hàng. Tỷ lệ duy trì khách hàng có thể tăng lên đến 15-20%.
Khả năng mở rộng: ERP cho phép SMEs mở rộng quy mô mà không phải đầu tư quá nhiều vào cơ sở hạ tầng mới, giúp doanh nghiệp phát triển bền vững và linh hoạt.

Câu chuyện từ công ty nội thất

Vấn Đề Trước ERP: Công ty Nội thất gặp khó khăn trong quản lý đơn hàng và tồn kho. Việc xử lý đơn hàng thủ công dẫn đến sai sót, thời gian giao hàng kéo dài và khó khăn trong việc kiểm soát tồn kho.
Giải Pháp ERP: Công ty quyết định triển khai một hệ thống ERP tập trung vào quản lý kho hàng, theo dõi đơn hàng và tự động hóa quy trình bán hàng.
Kết Quả: Sau khi triển khai ERP, Nội thất giảm được 20% chi phí tồn kho, tăng tỷ lệ giao hàng đúng hạn lên 95% và cải thiện sự hài lòng của khách hàng nhờ dịch vụ nhanh hơn, chính xác hơn. Việc quản lý đơn hàng và kho hàng trở nên đơn giản và hiệu quả hơn.

Doanh nghiệp sản xuất thực phẩm

Vấn Đề Trước ERP: Doanh nghiệp chuyên sản xuất thực phẩm thủ công, gặp khó khăn trong việc dự báo nhu cầu, quản lý nguyên vật liệu và tối ưu hóa quy trình sản xuất. Dữ liệu được lưu trữ rời rạc, gây khó khăn trong việc theo dõi và lập kế hoạch sản xuất.
Giải Pháp ERP: Công ty triển khai ERP để tích hợp toàn bộ quy trình từ mua nguyên liệu, sản xuất, quản lý tồn kho cho đến giao hàng.
Kết Quả: ERP giúp doanh nghiệp tối ưu hóa dự báo nhu cầu, giảm tồn kho dư thừa và kiểm soát tốt hơn nguyên vật liệu. Doanh thu tăng trưởng 15% mỗi năm sau triển khai ERP nhờ quy trình sản xuất được cải thiện, giảm thiểu lãng phí và đảm bảo cung ứng hàng hóa đúng lúc.

Cửa hàng bán lẻ sản phẩm sinh thái

Vấn Đề Trước ERP: Cửa hàng gặp khó khăn trong việc quản lý đa kênh bán hàng, từ cửa hàng truyền thống đến bán hàng trực tuyến. Việc quản lý tồn kho và đơn hàng thủ công khiến tỷ lệ giao hàng bị chậm trễ, khách hàng không hài lòng và khó cạnh tranh trên các nền tảng trực tuyến.
Giải Pháp ERP: ERP được triển khai để tích hợp thông tin từ các kênh bán hàng, đồng bộ hóa dữ liệu tồn kho và tự động cập nhật trạng thái đơn hàng theo thời gian thực.
Kết Quả: Cửa hàng tăng tỷ lệ giao hàng đúng hạn lên 90%, giảm thiểu tình trạng tồn kho thiếu hoặc thừa, đồng thời nâng cao trải nghiệm mua sắm của khách hàng nhờ quy trình được tự động hóa và tích hợp chặt chẽ. Điều này giúp T tăng trưởng doanh số 25% trong năm đầu tiên sau khi triển khai ERP.

Công ty thiết kế kiến trúc

Vấn Đề Trước ERP: Công ty gặp vấn đề trong quản lý hợp đồng và chi phí dự án do các thông tin không được liên kết chặt chẽ. Việc lập báo cáo tài chính và theo dõi chi phí không được đồng bộ, gây thất thoát ngân sách và khó khăn trong điều phối tài nguyên.
Giải Pháp ERP: ERP giúp V quản lý dự án, lập kế hoạch tài chính, theo dõi tiến độ và chi phí, đồng thời tích hợp thông tin về tài nguyên nhân sự và hợp đồng.
Kết Quả: Công ty giảm 15% chi phí dự án nhờ tối ưu hóa tài nguyên và theo dõi sát sao chi phí. Ngoài ra, ERP giúp cải thiện quản lý tài chính, lập báo cáo nhanh chóng và giúp doanh nghiệp chủ động điều chỉnh ngân sách khi cần thiết.

Các thách thức khi triển khai ERP cho SMEs

Chi phí đầu tư ban đầu: ERP có thể khá tốn kém đối với SMEs. Chi phí triển khai ban đầu thường chiếm khoảng 50% tổng ngân sách ERP, cùng với chi phí đào tạo và bảo trì hệ thống.
Khả năng thích ứng: Một số SMEs gặp khó khăn trong việc làm quen với hệ thống mới, đặc biệt khi nhân viên phải thay đổi cách làm việc. Thời gian triển khai trung bình cho ERP là từ 6-12 tháng.
Đào tạo nhân viên: Đào tạo nhân viên sử dụng hệ thống ERP đòi hỏi thời gian và nguồn lực, đặc biệt trong giai đoạn đầu khi nhân viên làm quen với công nghệ mới.
Quá trình chuyển đổi dữ liệu: Di chuyển dữ liệu từ các hệ thống cũ sang ERP là quá trình phức tạp và có thể gây ra sự gián đoạn tạm thời trong hoạt động của doanh nghiệp.

Hỗ trợ hiệu quả của ERP sau khi triển khai thành công

Tăng năng suất: Các doanh nghiệp sử dụng ERP có thể tăng năng suất từ 20-25%.
Tiết kiệm chi phí hoạt động: Trung bình, doanh nghiệp có thể tiết kiệm 10-20% chi phí.
Truy cập dữ liệu theo thời gian thực: 88% doanh nghiệp báo cáo rằng ERP giúp cải thiện tốc độ và độ chính xác của quyết định.
Duy trì khách hàng: Tỷ lệ giữ chân khách hàng có thể tăng 15-20% nhờ ERP.
Tổng chi phí sở hữu (TCO): ERP đám mây thường có chi phí sở hữu thấp hơn 50-60% so với ERP truyền thống trong 5 năm.

Tương lai của SMEs với ERP

Việc triển khai ERP giúp các doanh nghiệp vừa và nhỏ tăng cường khả năng cạnh tranh, tối ưu hóa quy trình và cải thiện hiệu suất. Với sự hỗ trợ của ERP, SMEs không chỉ giảm thiểu chi phí và nâng cao hiệu quả mà còn tăng trưởng bền vững trong thị trường cạnh tranh, giúp ban lãnh đạo, ban quản trị có nhiều thời gian hơn làm những việc quan trọng dài hạn. Đối với SMEs, ERP không chỉ là công cụ quản lý mà còn là giải pháp chiến lược giúp doanh nghiệp phát triển mạnh mẽ và bền vững trong kỷ nguyên sốvà vươn lên thành các tập đoàn hoặc công ty lớn.