Quy trình quản lý mua hàng
Trong phần mềm ERP thì phân hệ quản lý mua hàng có thể kiểm soát chi phí từ lúc lập ngân sách dựa trên kế hoạch hoạt động của doanh nghiệp theo tháng, quý, năm và chi tiết trong vòng 5 năm tới để xác định mục tiêu hoạt động và theo dõi mục tiêu đó thường xuyên, liên tục để có những đánh giá và điều chỉnh nếu cần. Đảm bảo doanh nghiệp luôn hoạt động theo mục tiêu được định hướng của ban lãnh đạo công ty.
- Đầy đủ thông tin quản lý
- Quản lý chi phí theo thời gian thực
- Quản lý nhà cung cấp và chi phí thanh toán cho nhà cung cấp
- Báo cáo đánh giá, phân tích chi phí theo tháng, quý, năm và theo các hạng mục thực hiện

Quy trình các bước cho được ứng dụng trong phần mềm mua hàng của chúng tôi bao gồm:
Bước 1: Lập yêu cầu mua hàng: Để lập được các yêu cầu này cần dựa vào các thông tin như:
- Tồn kho các loại vật tư, hàng hóa hiện tại.
- Nhu cầu cần vật tư, hàng hóa, máy móc, công cụ,… liên quan đến hoạt động sản xuất.
- Nhu cầu vật tư, hàng hóa cho khối hành chính, nhân sự.
- Nhu cầu sử dụng các dịch vụ mua ngoài.
Bước 2: Phê duyệt yêu cầu mua hàng. Tùy từng doanh nghiệp các cấp duyệt sẽ khác nhau, chúng tôi ví dụ trên đây có 3 cấp phê duyệt, đầu tiên là quản lý bộ phận phê duyệt cấp 1, sau đó chuyển sang phòng Tài chính để kiểm tra ngân sách và mục tiêu hoạt động của công ty để duyệt cấp 2, cuối cùng Giám đốc sẽ duyệt cuối cùng. Yêu cầu mua hàng sau khi được duyệt sẽ được chuyển sang các phòng ban liên quan để thực hiện mua sắm.
Bước 3: Tìm kiếm và đánh giá nhà cung cấp để lựa chọn danh sách nhà cung cấp đủ tiêu chuẩn, thông thường ít nhất cần 3 nhà cung cấp, trong một vài trường hợp đặc biệt chỉ có 1 nhà cung cấp do đặc thù của loại hàng hóa/ dịch vụ cung cấp. Bước này chính là tạo danh mục nhà cung cấp đủ tiêu chuẩn.
Bước 4: Yêu cầu nhà cung cấp báo giá cho từng mặt hàng, sau khi các nhà cung cấp đủ tiêu chuẩn được lựa chọn vào danh sách yêu cầu báo giá, hệ thống sẽ tự động gửi email cho nhà cung cấp được chọn.
Bước 5: Tạo bảng so sánh giá giữa các nhà cung cấp và lựa chọn nhà cung cấp phù hợp. Sau khi nhà cung cấp gửi báo giá cho doanh nghiệp sẽ được nhập lên hệ thống hoặc được hệ thống tự động ghi nhận thông tin báo giá. Từ đó đề xuất ra nhà cung cấp có giá tốt nhất, tuy nhiên trong một số trường hợp sẽ chọn nhà cung cấp khác phù hợp hơn nếu giá không chênh lệch quá nhiều.
Bước 6: Lập đơn mua hàng (PO) cho nhà cung cấp được chọn.
Bước 7: Phê duyệt PO theo các cấp như ví dụ trên là qua 3 cấp duyệt, cấp 1 là quản lý bộ phận mua hàng, cấp 2 là bộ phận tài chính và cấp cuối là Giám đốc phê duyệt. Sau khi PO được duyệt hoàn tất hệ thống sẽ tự động gửi PO cho nhà cung cấp.
Bước 8: Nhận hàng nhập kho và nhập hóa đơn mua hàng. Kiểm tra chất lượng hàng hóa và dịch vụ, nghiệm thu hàng hóa, dịch vụ nhận được. Đính kèm các giấy tờ liên quan đến tiêu chuẩn lên hệ thống.
Bước 9: Lập đề nghị thanh toán cho nhà cung cấp.
Bước 10: Phê duyệt đề nghị thanh toán cho nhà cung cấp.
Từ các thông tin trên thì hệ thống có thể lưu vết được chi phí mua hàng ứng với khoản mục ngân sách nào và có nằm trong ngân sách được duyệt hay không. Đang thực hiện được bao nhiêu % ngân sách, và các hoạt động nào đã giải ngân, các hoạt động nào chưa thực hiện. Từ đó lãnh đạo doanh nghiệp có các điều chỉnh hợp lý để đảm bảo mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp. Ngoài ra, các công việc tới PIC cần thực hiện hệ thống sẽ email và nhắc nhở tự động đến PIC đến khi hoàn thành công việc được giao. Bên cạnh đó, hệ thống có thể tích hợp chữ ký số điện tử đảm bảo hồ sơ chứng từ hợp lệ theo quy định của pháp luật hiện hành. Các tài liệu, hồ sơ có thể đính kèm lên hệ thống theo thông tin nghiệp vụ phát sinh, dễ dàng truy vết và tìm kiếm hồ sơ nhanh chóng, đảm bảo tính chính xác của dữ liệu.
Các bạn đang cần phần mềm mua hàng với những nhu cầu quản lý như trên hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn tốt nhất. Chúng tôi cung cấp giải pháp ERP của hãng Infor, Epicor là một trong những hãng thuộc top 5 nhà cung cấp phần mềm ERP tốt nhất thế giới.