Khi triển khai dự án ERP

Khi bắt đầu quy trình quản lý thay đổi, bạn có thể có một chặng đường dài cản trở phía trước. Trước khi bắt đầu theo con đường này, nhóm dự án phải lập một kế hoạch quản lý thay đổi chi tiết. Có hai loại thay đổi chính có thể xảy ra trong một tổ chức: "Gia tăng và Biến đổi". Điều quan trọng là phải hiểu công ty của bạn sẽ thực hiện thay đổi nào vì một trong những thay đổi này khó hơn thay đổi khác.

Gia tăng

Thay đổi gia tăng dựa trên trạng thái hiện tại và được thực hiện để cải thiện cách thức hiện có. Mức độ thay đổi này dễ thực hiện hơn so với mức độ thay đổi mang tính biến đổi vì có một đường cơ sở để điều chỉnh. Một ví dụ về thay đổi gia tăng là sửa đổi các quy trình vận hành tiêu chuẩn, chẳng hạn như để nhân viên sử dụng một công cụ khác trên dây chuyền sản xuất.

Biến đổi (Chuyển đổi)

Thay đổi biến đổi mang tính chuyển đổi khó thực hiện hơn vì nó dựa trên một trạng thái tương lai mà chủ yếu là lý thuyết — đó là tầm nhìn về vị trí của một công ty so với vị trí hiện tại. Thay đổi mang tính chuyển đổi cần có thời gian để thực hiện và thường gặp phải sự phản kháng vì nó tập trung vào việc thay đổi văn hóa tổ chức và định hình hành vi. Một ví dụ về sự thay đổi mang tính chuyển đổi sẽ là một công ty đang tiến hành sáp nhập sẽ cơ cấu lại luồng thông tin của các bộ phận.

Quản lý thay đổi khi thực hiện ERP

1. Lên Kế hoạch Quản lý Thay đổi

Một bản phác thảo thông báo việc sử dụng các quy trình và công cụ để quản lý khía cạnh con người của sự thay đổi. Tầm quan trọng của quản lý thay đổi nằm ở chỗ nhân viên của bạn - hoặc người dùng cuối - quyết định sự thành công của dự án của bạn.

2. Xây dựng quy trình quản lý thay đổi hiệu quả

Bao gồm kế hoạch truyền thông, lộ trình tài trợ, kế hoạch quản lý kháng cự, kế hoạch huấn luyện và kế hoạch đào tạo. Cụ thể hơn, một kế hoạch quản lý thay đổi phải đáp ứng các mục đích sau: Cung cấp môi trường để thay đổi, tạo điều kiện giao tiếp, quản lý các rào cản triển khai, quản lý sức khán cự và lộ trình thay đổi.

3. Đánh giá các thay đổi được đề xuất so với các mục tiêu kinh doanh

Điều quan trọng là đảm bảo rằng các thay đổi về tổ chức phù hợp với chiến lược ứng dụng công nghệ vào mục tiêu kinh doanh của bạn. Nói cách khác, các thay đổi sẽ hỗ trợ các mục tiêu tài chính, đạo đức và chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp bạn.

4. Xây dựng một lịch trình nghiêm ngặt

Bạn cần nêu chi tiết ai, cái gì, khi nào và như thế nào về thay đổi được đề xuất của bạn trong một tiến trình cụ thể. Khi nào các khía cạnh cụ thể của sự thay đổi của bạn sẽ được thực hiện? Ai sẽ thực hiện chúng? Chúng sẽ được thực hiện như thế nào? Ai và điều gì sẽ bị ảnh hưởng?

5. Tạo kế hoạch truyền thông nội bộ

Một kế hoạch truyền thông về quản lý sự thay đổi nên có một mục tiêu duy nhất: đảm bảo rằng các mục tiêu của bạn là minh bạch và các nhà lãnh đạo doanh nghiệp của bạn cởi mở trong các cuộc thảo luận của họ về sự thay đổi. Điều này bao gồm thảo luận về những gì sẽ thay đổi và tại sao.

6. Chọn người lãnh đạo phù hợp

Các nhà lãnh đạo là những cá nhân chịu trách nhiệm vận hành dự án từ đầu đến cuối. Bạn nên chọn những người từ đội ngũ quản lý của mình, những người ủng hộ các mục tiêu của dự án, là những người giao tiếp rõ ràng và mong muốn chia sẻ thông điệp tích cực với nhân viên.

7. Đo lường hiệu quả của kế hoạch

Điều quan trọng là xác định các KPI quản lý thay đổi mà bạn có thể sử dụng để đo lường hiệu quả liên tục của quá trình quản lý thay đổi.

8. Đừng Sợ Thay Đổi

Bài kiểm tra khả năng hoàn thành sứ mệnh của một tổ chức nằm ở khả năng điều hướng các chướng ngại vật. Nếu một khi bạn đã thực hiện kế hoạch của mình và bạn thấy rằng kế hoạch của mình không hiệu quả, hãy sửa đổi kế hoạch và tiếp tục đối mặt với sự phản kháng của sự thay đổi.

Quản lý thay đổi thành công đòi hỏi phải có kế hoạch phù hợp. Phân tích tác động của thay đổi sẽ giúp bạn xác định các bước của quy trình quản lý thay đổi nhằm giảm bớt sự sợ hãi và không chắc chắn và đảm bảo sự tham gia của nhân viên. Bên cạnh đó là sự cam kết của Ban lãnh đạo đặt ra để đảm bảo hệ thống ERP được triển khai theo đúng mục tiêu và kế hoạch.

Tìm hiểu thêm về hệ thống quản lý ERP