ERP là một hệ thống quản lý tổng thể các hoạt động, quản lý real-time (tức thời), đa chức năng, hỗ trợ tất cả các quy trình kinh doanh nội bộ của một công ty. ERP hỗ trợ tất cả các quy trình kinh doanh cốt lõi như xử lý đơn đặt hàng, quản lý và kiểm soát hàng tồn kho, lập kế hoạch sản xuất và phân phối hàng hoá và quản trị tài chính doanh nghiệp.
Hệ thống phần mềm ERP cung cấp khả năng tự động hóa, tích hợp và trí thông minh cần thiết để vận hành hiệu quả tất cả các hoạt động kinh doanh hàng ngày. Hầu hết hoặc tất cả dữ liệu của tổ chức phải nằm trong hệ thống ERP để cung cấp một nguồn thông tin chính xác duy nhất cho toàn doanh nghiệp.
Tại sao cần sử dụng ERP?
Hệ thống chứa nghiệp vụ và thông tin - Tri thức của doanh nghiệp
- Nhu cầu số hoá và lưu trữ thông tin.
- Tổng hợp dữ liệu tự động.
- Liên kết giữa tất cả các quy trình.
- Báo cáo phân tích.
- Lập kế hoạch tốt hơn.
- Tăng lợi thế cạnh tranh.
- Chi phí quản lý được tối ưu, năng suất tăng lên.
- Có thể tiếp cận được các công nghệ mới nhất mà thế giới đang áp dụng.
Phạm vi khi triển khai hệ thống ERP
Chọn lựa phân hệ sẽ triển khai, chia giai đoạn triển khai, giới hạn phạm vi để hệ thống không bị quá đà đi sai hướng mục tiêu của nhu cầu ban đầu. Các phân hệ cần được chi tiết rõ ràng các hoạt động sẽ được đưa lên hệ thống như:
- Tài chính-Kế toán: quản lý ngân sách, quản lý tài sản, kiểm soát ngân quỹ, chi phí và kiểm soát dòng tiền doanh nghiệp.
- Logistics: Lập kế hoạch sản xuất, quản lý nguyên vật liệu, bảo trì nhà máy, quản lý dự án, quản lý sự kiện, v.v.
- Nhân sự: Quản lý hồ sơ, đào tạo và phát triển nhân sự, v.v.
- Chuỗi cung ứng: Kiểm soát hàng tồn kho, mua hàng và kiểm soát đơn hàng, lập kế hoạch, lập kế hoạch cho nhà cung cấp, v.v.
- Luồng công việc: Tích hợp toàn bộ tổ chức với việc phân công linh hoạt nhiệm vụ và trách nhiệm cho các vị trí, vị trí, công việc, v.v.
Ưu điểm của hệ thống ERP:
- Giảm thời gian làm việc thừa trong hoạt động như các bộ phận cùng làm một việc giống nhau không cần thiết khi chưa áp dụng ERP
- Tăng sự hài lòng của khách hàng tốt hơn. Tăng tính linh hoạt, chất lượng và hiệu quả. Cải thiện độ chính xác của thông tin và khả năng ra quyết định.
- Cải thiện việc sử dụng tài nguyên, cải thiện hiệu suất của nhà cung cấp, giảm chi phí chất lượng, ra quyết định nhanh chóng. Hỗ trợ dự báo và tối ưu hóa, minh bạch tốt hơn.
Nhược điểm của hệ thống ERP:
- Chi phí và thời gian thực hiện.
- Khó tích hợp với hệ thống khác.
- Rủi ro khi triển khai không thành công.
- Khó khăn khi thực hiện thay đổi.
- Rủi ro khi sử dụng một nhà cung cấp.
Các phân hệ của ERP
Các phân hệ được chia theo hoạt động của bộ phận
- Phần mềm quản lý CRM
- Phần mềm quản lý Bán hàng
- Phần mềm quản lý sản xuất (MES)
- Phần mềm quản lý mua sắm (SCM)
- Phần mềm quản lý kho di động
- Phần mềm quản lý Tài chính-Kế toán
- Phần mềm quản lý nguồn nhân lực
- Phần mềm quản lý dự án
- Phần mềm quản lý tài sản
- Phần mềm quản lý dịch vụ
- Quản lý Nhà máy thông minh
Làm sao triển khai hệ thống lớn thành công?
Sự quyết tâm và kiên định đưa tri thức vào ERP
Tuy là hệ thống phần mềm, nhưng mà mức độ thành công của dự án lại phụ thuộc vào yếu tố nhân sự. ERP là tập hợp quy trình và thông tin quản lý, bao gồm cả nghiệp vụ hoạt động của doanh nghiệp. Core của hệ thống chỉ mang tính tổng hợp, để hệ thống có thể vận hành theo thực tế hoạt động thì doanh nghiệp cần đưa tri thức, các thông tin nghiệp vụ vào hệ thống để hệ thống trở thành “linh hồn” của doanh nghiệp.
Các cán bộ nồng cốt, hiểu và nắm rõ nghiệp vụ cũng như thông tin quản lý tổng thể là chìa khóa giúp cho hệ thống vận hành thành công bởi vì:
- Khi ý tưởng không đúng thực tế thì hệ thống vận hành cho các ý tưởng chứ không phải cho thực tế đang cần quản lý.
- Khi hệ thống có quá nhiều thông tin nhưng lại không giải quyết được tình huống thật sự mà người dùng đang cần.
- Khi quy trình quá chặt chẽ nhưng thực tế lại cần nhanh tiện lợi mà vẫn kiểm soát được.
- Khi nhân sự chống đối sử dụng hệ thống vì nghĩ rằng nó rườm rà và phức tạp mất thời gian, không thông minh,..
Sau tất cả, những điều trên đều xuất phát từ yếu tố con người và không kém phần quan trọng là nhân sự tư vấn giải pháp phần mềm bên đơn vị triển khai.
- Đưa ra giải pháp không hợp lý thì việc vận hành sẽ dễ gây ra sự đứt đoạn trong quy trình hoạt động của luồng thông tin.
- Không đủ kinh nghiệm nắm rõ chức năng hệ thống và nắm được nghiệp vụ hoạt động của doanh nghiệp.
- Xác lập dự án: phạm vi, đội ngũ tham gia, thông tin yêu cầu quản lý, quy trình, dữ liệu.
- Thiết kế: khảo sát thực tế và áp vào hệ thống ERP để đưa ra giải pháp.
- Xây dựng: hiệu chỉnh hệ thống theo yêu cầu được xác lập, chuẩn bị kịch bản kiểm thử hệ thống, kiểm thử, hiệu chỉnh sau kiểm thử, đào tạo người dùng, hiệu chỉnh sau đào tạo người dùng, kiểm thử chấp nhận của người dùng.
- Chuyển giao: chuẩn bị hệ thống, cấu hình, chuyển đổi dữ liệu vào hệ thống sẵn sàng sử dụng.
- Vận hành và hỗ trợ: nhập thật trên hệ thống, số liệu thật, hỗ trợ sửa lỗi thời gian đầu vận hành, hỗ trợ người dùng.
Trước khi bắt đầu vào triển khai hệ thống ERP thì việc xây dựng và lập ra một kế hoạch triển khai là điều cần thiết và quan trọng để làm chỉ dẫn và mục tiêu đạt được từng bước trong quá trình thực hiện dự án. Kế hoạch càng chi tiết các công việc thì dự án càng dễ thực hiện và rút ngắn thời gian triển khai. Trong quá trình triển khai để tránh ảnh hưởng đến công việc đang làm, do vậy để mỗi buổi làm việc hiệu quả cần có tiêu chí rõ ràng và kết quả đạt được theo kế hoạch đã lên trước đó.
Nền tảng hệ thống ERP
Sử dụng hãng phần mềm thuộc top 5 thế giới
- Không bị phá vỡ kiến trúc hệ thống vì các hệ thống lớn đã được tích lũy kinh nghiệm từ các doanh nghiệp lớn. - Không bị phụ thuộc bởi đơn vị triển khai vì hãng có nhiều đối tác để hỗ trợ lẫn nhau trong quá trình cung cấp và triển khai sản phẩm của hãng. - Tiện ích và công nghệ hiện đại bật nhất được phát triển bởi các chuyên gia CNTT hàng đầu thế giới. - Nền tảng đến từ các hãng: SAP, Oracle, Infor, Epicor, Microsoft,...
