Các vấn đề cần lưu ý trước khi triển khai phần mềm ERP

Làm sao để hệ thống ERP vận hành được?

Không phải dự án ERP nào cũng thành công và đạt được mục tiêu theo yêu cầu mà Ban lãnh đạo doanh nghiệp mong muốn. Hệ thống ERP cần kết nối được thông tin xuyên suốt, giảm các thao tác thừa, dữ liệu được kế thừa, rút ngắn thời gian kiểm tra và tổng hợp số liệu, bên cạnh đó là tối ưu hóa được quy trình quản lý dựa vào thông tin nghiệp vụ được vận hành trên ERP, đạt được mục tiêu báo cáo quản lý tức thời, không phụ thuộc quá nhiều vào dữ liệu tổng hợp từ kế toán làm chậm trễ quá trình ra quyết định,... Tuy nhiên, để hệ thống ERP vận hành được như nhu cầu và mục tiêu của Ban lãnh đạo mong muốn thì cùng điểm qua các vấn đề quan trọng cần cân nhắc trước khi triển khai, đôi khi nó sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ sự thành công của dự án ERP.

01

Cần chỉnh sửa hệ thống ERP tiêu chuẩn

Mặc dù các hãng ERP nước ngoài đang vận hành theo tiêu chuẩn chung của thế giới, có đầy đủ các bước. Tuy nhiên việc áp dụng đúng theo những gì mà tiêu chuẩn ERP của hãng phần mềm đưa ra sẽ không đầy đủ thông tin mà doanh nghiệp cần quản lý. Chính vì vậy, nếu cứ áp đặt hệ thống phải chạy đúng theo những gì tiêu chuẩn của hãng đưa ra, có thể bạn sẽ không có đủ thông tin như mong muốn vì cái bạn cần thì hệ thống không có, cái hệ thống đang có bạn lại không cần tới. Chính vì vậy, để phù hợp các bạn nên đặt ra hệ thống có cần phải chỉnh sửa không và mức độ chỉnh sửa hệ thống có nhiều không và lựa chọn giải pháp phù hợp nhất có kinh nghiệm trong ngành mà bạn đang kinh doanh để tiết kiệm thời gian và chi phí chỉnh sửa hệ thống.

02

Khả năng tích hợp và kết nối dữ liệu từ các hệ thống khác

Hiện nay, theo xu hướng số hóa thì các doanh nghiệp đã và đang dần hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý cho doanh nghiệp mình, vì vậy, việc nhận và gửi thông tin từ các hệ thống với nhau là hoàn toàn có thể và dần dần trở nên cần thiết. Chẳng hạn như xuất và nhận thông tin hóa đơn tự động. Như vậy, đặt vấn đề ở đây là liệu rằng việc tích hợp và kết nối dữ liệu hệ thống ERP của bạn có đáp ứng được không?

03

Một số công đoạn nên làm trong hay làm ngoài hệ thống ERP

ERP là hệ thống phần mềm quản lý, nó sẽ cần được cấu hình và hoạt động theo quy tắc sẵn có và không thể linh động xử lý tình huống như nhân viên "vạn năng" của bạn, chính vì vậy, doanh nghiệp cần cân nhắc một số bước có thể sẽ làm ngoài hệ thống ERP để mọi việc đơn giản hơn. Một công cụ có thể hỗ trợ bạn rất nhiều nhưng cũng có thể hủy hoại bạn nếu như không được sử dụng đúng cách.

04

Nền tảng hệ thống ERP có đảm bảo tính mở rộng

Bây giờ doanh nghiệp có thể đang có quy mô 50-100 người, tuy nhiên, tương lai quy mô công ty được chia tách, hợp nhất, tăng trưởng lên 500-1000 người, liệu rằng hệ thống ERP có đáp ứng mức tăng trưởng và mở rộng quy mô hoặc thay đổi về cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp hay không? Hệ thống có thêm được những module quản lý mà không bị vỡ kiến trúc?

05

Hệ thống ERP giải quyết được tiện ích quan trọng cho người dùng

Có những mục thuộc về vấn đề nhập dữ liệu quan trọng, tuy nhiên để người dùng nhập liệu được vào hệ thống ERP lại rất mất thời gian và khó sử dụng. Như vậy, vấn đề đặt ra là liệu hệ thống có giải quyết được những tiện ích thuộc về những nhu cầu mấu chốt để hệ thống ERP vận hành được. Nếu không có thông tin đầu vào thì bước tiếp theo sẽ không thể chạy được vì thông tin có tính kế thừa trong ERP.

06

Các ứng dụng mà hệ thống ERP đang hỗ trợ

Hiện nay việc ghi nhận thông tin cho ERP có thể được thao tác qua các ứng dụng trên thiết bị cầm tay di dộng, thuận tiện cho việc kiểm đếm, ghi nhận thông tin nhanh chóng, chính xác như các máy quét mã cầm tay sử dụng trong quản lý sản xuất hay trong các nhà kho để xuất nhập hàng hóa,...Một số hệ thống ERP đã có những ứng dụng phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp giải quyết bài toán về thời gian và chi phí nếu áp dụng giải pháp dùng các máy quét mã hoặc các ứng dụng mua hàng, bán hàng liên quan.

Xem thêm về hệ thống quản lý ERP