"Kỷ luật sẽ đưa bạn đến nơi mà động lực không làm được"

Quản lý chi phí trong phần mềm ERP

Chi phí hoạt động là chi phí mà một doanh nghiệp phải chịu trong quá trình hoạt động thường xuyên của doanh nghiệp. Một công ty không thể hoạt động hàng ngày mà không chi tiền cho các mặt hàng hoặc dịch vụ này. Chi phí hoạt động thường thấp hơn giá vốn hàng bán (COGS) — chi phí hàng hóa và dịch vụ được sử dụng để sản xuất ra một sản phẩm hoặc dịch vụ. Việc quản lý và giảm chi phí hoạt động càng nhiều thì sẽ làm tăng lợi nhuận hoạt động cho công ty.

Sau đây là 6 cách mà doanh nghiệp có thể cân nhắc để tiếp kiệm các khoản chi phí không cần thiết, việc tính toán tối ưu là bước ngoặc để giúp doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí hoạt động như chi phí thuê ngoài, nhân công, khấu hao, quảng cáo, bảo trì, sửa chữa, thuế, bảo hiểm, tiện ích, du lịch, …

  1. Rà soát lại quy trình để cải tiến tình trạng kém hiệu quả trong hoạt động sản xuất kinh doanh: Khi một quy trình mất nhiều thời gian hơn mức cần thiết, tình trạng kém hiệu quả sẽ hình thành trong doanh nghiệp của bạn. Khi các quy trình bị nút thắt, nhân viên sẽ dành nhiều thời gian hơn để gỡ rối các thủ tục để thúc đẩy các chức năng của họ. Với các nhóm nhỏ xử lý các trách nhiệm quan trọng, quy trình làm việc kém hiệu quả sẽ kéo theo mọi thứ khác, dẫn đến mất thời gian và tiền bạc.
  2. Tự động hóa để giảm chi phí phụ thuộc vào nhân công: Tự động hóa các quy trình cụ thể như trách nhiệm ghi sổ kế toán, dịch vụ khách hàng, dịch vụ lập lịch và tiếp thị qua email giúp cải thiện hiệu quả và tiết kiệm một khoản tiền khá lớn. Hầu hết các phần mềm được xây dựng cho các chức năng kinh doanh đều có các tùy chọn tùy chỉnh và tùy chọn tích hợp nếu có.
  3. Tạm dừng các khoản đầu tư lớn: Xem xét lại các dự án tốn nhiều tiền như tuyển dụng mới, nghiên cứu và phát triển, chi tiêu vốn. Điều này có thể giúp tiết kiệm chi phí hoạt động và giải phóng tiền cho các nhu cầu khác. Tất nhiên, đây không phải là quyết định có thể đưa ra một cách dễ dàng, vì nó có thể ảnh hưởng đáng kể đến doanh nghiệp. Trước khi đưa ra bất kỳ quyết định nào, hãy tham khảo ý kiến cố vấn tài chính của bạn để xác định xem đây có phải là động thái đúng đắn cho công ty của bạn hay không.
  4. Hủy các đăng ký không cần thiết: Không phải lúc nào cũng dễ dàng để xác định đăng ký nào thực sự không cần thiết. Hãy xem xét kỹ ngân sách hoạt động của bạn và theo dõi đăng ký nào là quan trọng đối với hoạt động hàng ngày của bạn—mỗi dòng trên báo cáo chi phí của bạn đều liệt kê tiền của bạn đang đi đâu và tại sao. Nếu bạn không chắc chắn, hãy trao đổi với nhân viên kế toán hoặc cố vấn tài chính của bạn về suy nghĩ của họ về vấn đề này.
  5. Chuyển đổi loại hình văn phòng: có thể làm việc từ xa, làm việc kết hợp, văn phòng chia sẻ, thay đổi vị trí văn phòng ở khu vực có giá thuê rẻ hơn thay vì đầu tư quá nhiều tiền vào chi phí setup văn phòng.
  6. Thuê ngoài nhiều hơn: một số công đoạn của sản phẩm, dịch vụ có thể đem đi thuê ngoài gia công sẽ tiết kiệm chi phí quản lý hơn so với tự đầu tư để thực hiện, tốn kém về chi phí thực hiện và phải quản lý thêm công việc. Bên cạnh đó, việc cắt giảm chi phí này rất dễ và nhanh chóng không bị ràng buộc bởi các quy định liên quan đến con người cũng như chi phí đầu tư chưa khấu hao hết mà chỉ chịu trách nhiệm dựa trên điều kiện của hợp đồng thuê ngoài.

Việc giảm chi phí hoạt động của công ty có thể mang lại một số lợi ích cho doanh nghiệp. Nó có thể cải thiện lợi nhuận ròng, giúp doanh nghiệp trở nên cạnh tranh hơn và giải phóng tiền để đầu tư vào các lĩnh vực khác trong doanh nghiệp. Tất nhiên, chi phí hoạt động chỉ là một phần trong tổng ngân sách. Ngân sách hoạt động hiệu quả đòi hỏi hồ sơ tài chính chính xác. Một trong những khía cạnh quan trọng nhất của ngân sách hoạt động hiệu quả là báo cáo tài chính chính xác một cách thường xuyên. Các công ty chậm trễ trong việc ghi chép sổ sách, dẫn đến không có hồ sơ tài chính chính xác, việc theo dõi chi tiêu và đưa ra quyết định sáng suốt về việc phân bổ nguồn lực sẽ trở nên khó khăn.

Chúng tôi cung cấp giải pháp phần mềm quản lý ngân sách, quản lý mua sắm, quản lý chi phí và là một trong những phân hệ quan trọng trong hệ thống ERP, nếu như các bạn cần được tư vấn và demo để tìm hiểu thêm về phần mềm ERP. Chúng tôi đã có hơn 15 năm kinh nghiệm cung cấp và triển khai các hệ thống ERP lớn trên thế giới như phần mềm của hãng SAP, Infor, Oracle, Epicor,…chúng tôi tự tin cung cấp giải pháp phù hợp nhất cho doanh nghiệp của bạn.

Giải pháp phần mềm

Các phân hệ của hệ thống ERP