Những nhược điểm khi dùng hệ thống ERP

Theo nghiên cứu của các chuyên gia từ Software Suggest chúng ta cùng tìm hiểu 06 nhược điểm mà hệ thống ERP đang có, từ đó giúp các doanh nghiệp đánh giá được rủi ro khi sử dụng hệ thống quản lý ERP:

  1. Độ phức tạp:

    Độ phức tạp đáng kể của phần mềm ERP là do chức năng và tính năng mở rộng của nó, mà một số người dùng thấy khó quản lý. Doanh nghiệp cần lập kế hoạch và chuẩn bị đầy đủ cho việc cài đặt ERP là điều quan trọng, cần nhiều thời gian và công sức để nắm bắt các tính năng khác nhau của giải pháp ERP. Hơn nữa, khi những người dùng hệ thống ERP dày dạn kinh nghiệm rời khỏi tổ chức, những người mới thay thế họ phải dành nhiều thời gian để hiểu hệ thống từ đầu thay vì bắt đầu ngay lập tức.

    Các giải pháp ERP thường được các doanh nghiệp coi là một lợi ích tiềm năng nhưng không được triển khai hiệu quả. Đặc biệt, bạn có thể gặp khó khăn trong việc thuyết phục nhóm của mình áp dụng phần mềm do tính phức tạp của nó. Cần tham gia đào tạo theo vai trò đảm bảo bạn không trở thành nạn nhân của tính phức tạp của phần mềm ERP.

  2.  Thời gian thực hiện:

    Một nhược điểm khác của ERP là chúng có thể khó thiết lập và triển khai dựa trên tính thân thiện với người dùng. Chúng đòi hỏi doanh nghiệp phải đầu tư vào nhiều hạng mục khác nhau để đảm bảo triển khai thành công và mang lại lợi ích lâu dài, bao gồm các buổi đào tạo và bảo trì thường xuyên.

    Thời gian để các bên liên quan ra quyết định và triển khai, cũng như nỗ lực thực hiện, chuyển đổi dữ liệu và đào tạo, cũng như chi phí. Do đó, một khía cạnh khác cần xem xét đối với tổ chức của bạn có thể là chất lượng hỗ trợ của công ty cung cấp phần mềm.

  3. Chi phí của ERP:

    Giá của ERP có thể là một nhược điểm dựa trên số tiền công ty bạn phải đầu tư. Hầu hết các giải pháp ERP đều bao gồm nhiều khoản phí phải trả, do đó, chúng có thể góp phần làm tăng chi phí. Một số hệ thống ERP có thể quá tốn kém, từ bản quyền đến chi phí trả trước như cài đặt và phí hàng tháng/ năm trong tương lai. Việc tìm hiểu các hệ thống ERP trong phạm vi giá của bạn sẽ giúp bạn tránh chi nhiều tiền hơn dự định.

    Tuy nhiên, tránh tập trung quá mức vào việc tìm giải pháp rẻ nhất. Thay vào đó, hãy chọn giải pháp đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của bạn. Điều này sẽ giúp bạn tận dụng tối đa lợi thế và nhanh chóng thu hồi vốn đầu tư, do đó tiết kiệm thời gian và tiền bạc về lâu dài.

  4. Làm sạch dữ liệu:

    Dữ liệu phải được chuyển đổi sang định dạng mới khi bạn bắt đầu sử dụng hệ thống ERP. Khi di chuyển dữ liệu được thực hiện thủ công, có thể mất nhiều thời gian, tùy thuộc vào ngành của bạn.

    Ngay cả dữ liệu được số hóa cũng không được miễn trừ khỏi điều này. Bạn phải đảm bảo rằng không có dữ liệu nào bị trùng lặp hoặc bị xóa trong quá trình chuyển dữ liệu. May mắn thay, nhiều hệ thống ERP tương thích với các công cụ lưu trữ dữ liệu hiện tại, cho phép tải lên và quản lý dữ liệu một cách đơn giản.

  5. Cần thời gian để thấy kết quả:

    Chờ đợi những điều tốt đẹp là một câu tục ngữ. Khái niệm này cũng áp dụng cho ERP. Việc cài đặt, đào tạo và làm quen với giải pháp mới đều cần thời gian và sự kiên nhẫn. Bạn không thể mong đợi thấy lợi ích cho đến khi hệ thống chạy được một thời gian (thường là vài tháng, nhưng tất cả đều phụ thuộc vào nhà cung cấp mà bạn chọn).

    Cài đặt ERP tương tự như việc mua nhà. Bạn sẽ không thấy lợi tức đầu tư (ROI) đáng kể trừ khi bạn hiểu được sự phức tạp của hệ thống và cách sử dụng chúng một cách chính xác. Giải pháp tốt nhất cho nhu cầu của công ty bạn sẽ giúp công ty phát triển thịnh vượng trong thời gian dài. Không có lối tắt nào cả.

  6. Quy trình tùy chỉnh:

    Một nhược điểm khác là phần mềm ERP đòi hỏi rất nhiều thời gian, sự chú ý, tiền bạc và kỹ năng để tùy chỉnh hệ thống. Các doanh nghiệp thường đánh giá thấp các nguồn lực cần thiết và không hoàn thành việc sửa đổi hoặc vượt quá ngân sách đáng kể.

    Nhiều doanh nghiệp cũng có thể dựa vào việc sửa đổi khi hệ thống đã chọn của họ không đáp ứng được nhu cầu của họ. Điều này có thể làm giảm hiệu quả của các hoạt động tiêu chuẩn của hệ thống và khiến các lần nâng cấp trong tương lai trở nên khó khăn hơn.

Xem thêm phần mềm quản lý mua sắm

Quản lý mua hàng, quản lý chi phí hiệu quả