Danh sách 8 bước cần chuẩn bị trước khi triển khai phần mềm ERP

Kick-off dự án triển khai phần mềm ERP

"Kick off" là thuật ngữ để nói về sự khởi động và truyền thông để bắt đầu thực hiện một dự án quan trọng đến toàn thể tổ chức và đặc biệt những người liên quan chính đến tổ chức trong việc thực hiện dự án đó. Việc Kick-off cho thấy tầm quan trọng của dự án và trình bày kế hoạch cũng như những khó khăn, thách thức mà dự án sẽ gặp phải trong quá trình triển khai. Điều này giúp cho thông tin được truyền tải xuyên suốt và chia sẻ với tập thể để có sự hỗ trợ từ tập thể nhằm hoàn thành dự án tốt nhất trong thời gian nhanh nhất có thể mà vẫn đảm bảo chất lượng triển khai dự án. Sau đây là 8 bước chính cần chuẩn bị trước khi thực hiện "Kick-off" một dự án triển khai phần mềm ERP.

01

Thành lập đội triển khai ERP

Tổ chức của đội triển khai dự án ERP cần những người giỏi nhất và nắm được toàn bộ quy trình hoạt động cũng như những khó khăn cần giải quyết mà mong muốn hệ thống ERP có thể hỗ trợ quản lý, điều này đảm bảo hệ thống ERP có thể tích lũy được kiến thức mà người giỏi nhất mang lại cho hệ thống. Xây dựng cơ cấu tổ chức, trách nhiệm, quyền hạn của đội triển khai dự án ERP để đảm bảo dự án được thực hiện hiệu quả theo kế hoạch đã cam kết với ban lãnh đạo.

02

Xây dựng điều lệ cho dự án triển khai phần mềm ERP

Xây dựng cơ cấu tổ chức và điều lệ cho đội triển khai dự án phần mềm ERP để xác định trách nhiệm của từng người trong nhóm sẽ báo cáo cho ai, làm gì và sẽ quản lý những nhiệm vụ gì...Bằng cách này các công việc sẽ không bị chồng chéo và làm sai lệch mục tiêu triển khai của dự án. Các nhân sự chính trong đội triển khai bao gồm: bảo trợ dự án, quản lý dự án, các thành viên cốt lõi (BA, Developer, Key user).

03

Dự toán chi phí triển khai phần mềm ERP

Tổng chi phí đầu tư cho một dự án phần mềm ERP bao gồm: 1-Bản quyền hệ thống, 2-Máy chủ, 3-Tư vấn triển khai, 4-nhân công triển khai (lương, thưởng cho nhân sự phải làm thêm công việc để thực hiện ERP trong giai đoạn triển khai), 5-các thiết bị cần mua để phục vụ dự án như mạng, máy tính, thiết bị quyết mã, máy in, tem, nhãn,... 6-Bảo trì hàng năm.

04

Kế hoạch thực hiện dự án triển khai phần mềm ERP

Kế hoạch được đội tư vấn triển khai thực hiện từ đơn vị cung cấp giải pháp ERP bao gồm các hoạt động cơ bản và cần thiết để hệ thống bắt đầu vận hành bao gồm: Các quy trình hiện tại, quy trình tương lai (quy trình sẽ áp dụng trên hệ thống ERP), phân tích GAP, quy chuẩn và xây dựng Masterdata, chuẩn hóa và chuyển đổi dữ liệu vào hệ thống, thử nghiệm chấp nhận kiểm thử, hướng dẫn-đào tạo-chuyển giao, hỗ trợ vận hành.

05

Xây dựng các kịch bản kiểm thử (Case-Study)

Đưa ra các kịch bản kiểm thử từ lúc bắt đầu hình thành đối tượng kinh doanh đến khi kết thúc đối tượng kinh doanh đó và các tình huống xảy ra trong thực tế mà doanh nghiệp đang gặp phải. Điều này đảm bảo rằng kịch bản sẽ đầy đủ các trường hợp có thể xảy ra liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh để khi hệ thống ERP đi vào vận hành không bị dừng lại vì thiếu thông tin quản lý. Điều này làm cho việc xây dựng lại hệ thống tốn rất nhiều thời gian và phải làm lại từ đầu dẫn tới chậm trễ và phát sinh nhiều chi phí liên quan.

06

Quản trị và kiểm soát dự án

Thật sự cần thiết và rất quan trọng phải có người kiểm soát về tiến độ triển khai dự án và có nằm trong phạm vi triển khai, những vấn đề phát sinh, đánh gia rủi ro, nguy cơ, đồng thời là cầu nối toàn đội để giải quyết các vấn đề, báo cáo với bảo trợ những người lãnh đạo của doanh nghiệp để xin ý kiến và thống nhất các mục tiêu, xúc tiến dự án đi đúng hướng.

07

Tiêu chí đánh giá chất lượng triển khai dự án phần mềm ERP

Để biết được dự án có thật sự đảm bảo những yêu cầu và mục tiêu đặt ra thì việc đánh giá chất lượng triển khai là vô cùng quan trọng. Hãy xem xét những điểm chốt quan trọng trong kế hoạch triển khai, kết quả cần đạt được ở từng giai đoạn và đánh giá việc triển khai hoàn thành được theo từng mốc sẽ giúp bạn kiểm soát dự án một cách chắc chắn để không phải lo lắng dự án có thành công hay không.

08

Xác định như thế nào là một dự án thành công

Một số doanh nghiệp đánh giá một dự án phần mềm ERP thành công là khi nhân sự của họ không còn sử dụng các bảng tính EXCEL để báo cáo và thống kê số liệu. Hoặc có thể là các báo cáo phân tích, quản lý mà ban lãnh đạo công ty mong muốn được hệ thống hiển thị tức thời là một dự án ERP thành công. Khi có mục tiêu rõ ràng thì việc triển khai dự án ERP sẽ trong vòng kiểm soát và đánh giá được giá trị đầu tư mà doanh nghiệp bỏ ra có tương xứng với kết quả đạt được hay không.

Xem thêm về hệ thống quản lý ERP