Những lợi ích khi dùng hệ thống ERP
Theo nghiên cứu của các chuyên gia từ Software Suggest chúng ta cùng tìm hiểu 11 lợi ích mà hệ thống ERP tốt nhất sẽ mang lại hiệu quả hoạt động trong công tác quản lý đối với doanh nghiệp như thế nào:
- Tăng năng suất:
49% các tổ chức báo cáo rằng việc triển khai ERP đã cải thiện tất cả các quy trình kinh doanh cốt lõi. Số lượng doanh nghiệp báo cáo không có cải thiện chỉ là 5%. Năng suất có thể được tăng đáng kể với các hệ thống ERP. Có thể tự động hóa một số nhiệm vụ lặp đi lặp lại, giải phóng nhân viên để tập trung vào các dự án có giá trị hơn cho công ty và giúp nhân viên hoàn thành nhiệm vụ của mình nhanh hơn bằng cách đơn giản hóa các quy trình và giảm thời gian tìm kiếm thông tin. Nhân viên không cần phải hỏi xung quanh để biết dữ liệu có liên quan hoặc phân tích cách thức hoạt động của các quy trình vì ERP có khả năng hiển thị thông tin. Năng suất tăng lên ngụ ý rằng bạn sẽ không cần phải thuê nhiều nhân viên như khi không có hệ thống ERP. Người lao động có thể đảm nhận các dự án mới và tập trung vào các nhiệm vụ tận dụng các kỹ năng và chuyên môn thực sự của họ khi một lượng lớn công việc như tổng hợp, thống kê, làm các báo cáo lặp đi lặp lại đã được hệ thống thực hiện.
- Giảm chi phí hoạt động:
Theo thống kê, phần mềm ERP giảm thiểu 22% chi phí hành chính. ERP có thể giúp tiết kiệm chi phí và tăng lợi nhuận trên mọi lĩnh vực của công ty bạn, từ sản xuất đến kế toán, bằng cách tăng cường hiệu quả của các quy trình hoạt động. Giá của ERP có thể dao động từ vài ngàn đô la đến vài trăm ngàn đô la hoặc hơn, tùy thuộc vào hệ thống và quy mô của doanh nghiệp. Tuy nhiên, đây là khoản đầu tư xứng đáng nếu doanh nghiệp có thể đẩy mạnh hiệu suất làm việc và đưa ra các quyết định hành động hiệu quả và khôn ngoan. Bằng cách nhập dữ liệu một lần, dữ liệu có thể được chuyển ngay lập tức sang các bộ phận liên quan thay vì phải nhập thủ công. Hơn nữa, nếu chi nhiều tiền hơn cho các hệ thống phân tán so với ERP tập trung, bạn có thể tiết kiệm tiền cho CNTT một cách toàn diện. Nhu cầu đào tạo người dùng cuối cũng giảm khi sử dụng một hệ thống duy nhất vì họ chỉ cần hiểu một hệ thống thay vì tương tác với nhiều ứng dụng riêng lẻ và cần phải tích hợp liên kết các hệ thống với nhau vô cùng phức tạp và tiềm ẩn nhiều rủi ro.
- Khả năng hoàn thiện toàn diện:
Biết được công ty đang ở đâu trong mức tồn kho cho phép các nhà quản lý theo dõi dòng tiền chính xác hơn. Hơn nữa, việc có tất cả thông tin của công ty ở một nơi cho phép cộng tác tốt hơn và hoàn thành nhanh hơn các nhiệm vụ phức tạp. Khả năng hiển thị toàn diện này cải thiện quy trình làm việc và cho phép theo dõi hiệu quả các quy trình liên phòng ban. Một trong những lợi ích chính của phần mềm ERP là nó cung cấp quyền truy cập hoàn toàn vào mọi quy trình kinh doanh thiết yếu hoặc quan trọng bằng cách cung cấp dữ liệu chính xác cho các nhà quản lý từ mọi đơn vị (chi nhánh, nhà xưởng, công trường, cửa hàng,…). Điều này cho phép ban quản lý giám sát mức tồn kho thường xuyên, hàng tuần hoặc hàng tháng, cùng với các lô hàng trong tương lai.
- Dữ liệu tập trung:
Vì mọi thứ đều được lưu trữ trong một phần mềm, bạn sẽ không gặp bất kỳ vấn đề nào khi chạy báo cáo hoặc phân tích dữ liệu vì mọi thứ đều có cùng một bố cục. Một hệ thống ERP tập trung đã cho phép 80% doanh nghiệp cùng nhau tạo ra các ứng dụng mới. Do đó, nhờ thông tin tập trung, bạn có thể nhận được tất cả các dữ kiện cần thiết để đưa ra những lựa chọn sáng suốt hơn, giúp tổ chức tiết kiệm được nhiều tiền và thời gian nhất có thể. Nếu không có hệ thống như vậy, dữ liệu thường bị phân tán khắp công ty trong nhiều ứng dụng và bảng tính khác nhau. Quá trình này thường tạo ra dữ liệu trùng lặp ở nhiều định dạng, làm tăng thêm các vấn đề.
- Khả năng mở rộng và tính linh hoạt:
Hệ thống ERP, bất kể quy mô, cho phép bạn thêm nhiều người dùng và gói nâng cấp dữ liệu hơn khi công ty của bạn sẵn sàng phát triển. Một số hệ thống ERP dựa trên đám mây có lợi cho nhân viên bằng cách cho phép họ sử dụng hệ thống từ xa bất cứ lúc nào và ở bất kỳ vị trí nào miễn là họ có quyền truy cập internet, cho phép họ đưa ra quyết định nhanh chóng. Khả năng mở rộng là một trong những lợi thế chính của hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. Các giải pháp ERP được thiết kế để phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô và hình dạng khác nhau, cho phép người dùng tùy chỉnh hệ thống để đáp ứng nhu cầu riêng của họ, chẳng hạn như các quy trình độc đáo hoặc KPI không điển hình.
- Cải thiện báo cáo và lập kế hoạch:
Một trong những lợi thế chính của hệ thống ERP, ngoài khả năng hiển thị được cải thiện, là trí tuệ kinh doanh theo thời gian thực tốt hơn. Hệ thống báo cáo hợp nhất duy nhất cho tất cả các quy trình khi công ty của bạn áp dụng bộ ERP cho tất cả các nhóm. Báo cáo và phân tích có thể được cung cấp bất cứ lúc nào với hệ thống ERP có một nguồn thông tin duy nhất. Với phần mềm ERP có chức năng BI cho phép các công ty có được sự hiểu biết sâu sắc hơn về phân tích các quy trình của họ. Những hiểu biết sâu sắc này hỗ trợ lập kế hoạch kinh doanh bằng cách làm nổi bật các điểm mạnh và các lĩnh vực có vấn đề. Cung cấp cho người dùng góc nhìn toàn diện này về dữ liệu của công ty cho phép họ đưa ra quyết định sáng suốt hơn dựa trên các mô hình và số liệu, lập báo cáo và lập kế hoạch cho các tính năng quan trọng của hệ thống ERP.
- Tăng cường sự hợp tác:
Sự hợp tác là yếu tố then chốt trong bất kỳ doanh nghiệp thành công nào. Tuy nhiên, hầu hết các doanh nghiệp đều thấy nhóm của họ hoạt động tách biệt chỉ vì giao tiếp tại nơi làm việc tốn nhiều thời gian và năng lượng hơn. Vì vậy ERP có thể làm tăng đáng kể năng suất và sự hài lòng giữa các nhân viên, đối tác và khách hàng của bạn. Nền tảng ERP đơn giản hóa sự hợp tác bằng cách cung cấp cho nhân viên quyền truy cập vào thông tin cần thiết khi họ muốn. Chúng cung cấp cơ sở dữ liệu liên phòng ban trong đó thông tin chảy qua các phòng ban và được tập trung hóa. Sự phân bổ này cho phép cập nhật dữ liệu theo thời gian thực và cải thiện sự hợp tác trong doanh nghiệp. Với hệ thống ERP phù hợp được triển khai, mọi nhân viên đều có thể truy cập ngay vào toàn bộ dữ liệu của công ty, cho phép họ đưa ra quyết định tốt hơn.
- Thúc đẩy bảo mật dữ liệu:
Theo Toolbox, hiện nay, các công ty đang phải chịu tổn thất tài chính nhiều hơn tới 90% do vi phạm bảo mật so với bốn năm trước. Do đó, việc sử dụng phần mềm ERP giúp tăng cường bảo mật thông tin là điều bắt buộc. Bảo mật dữ liệu được tăng cường cũng hỗ trợ tuân thủ quy định và các công cụ báo cáo tích hợp được đề cập ở trên có thể hỗ trợ giảm chi phí kiểm toán. Bảo mật dữ liệu là cốt lõi của phần mềm ERP hiện đại. Các hạn chế về người có thể xem và cập nhật thông tin nhạy cảm được tích hợp vào các hệ thống ERP trải dài trên nhiều hệ thống và chức năng kinh doanh. So với các nguồn phân tán trên các hệ thống khác nhau, việc kết hợp tất cả dữ liệu kinh doanh vào một kho lưu trữ duy nhất, tại chỗ hoặc trên đám mây, sẽ tăng cường bảo mật.
- Cải thiện dịch vụ khách hàng:
Phần lớn các hệ thống ERP hiện đại hiện nay cung cấp tích hợp nền tảng thương mại điện tử. Nhờ sự kết hợp này, các công ty có thể quản lý việc hoàn thành đơn hàng dựa trên web và quản lý quan hệ khách hàng tốt hơn. Bằng cách lưu trữ tất cả thông tin bán hàng và khách hàng có liên quan ở một nơi, các nhà quản lý bán hàng và nhân viên dịch vụ khách hàng có thể tương tác với khách hàng dễ dàng hơn và phản hồi các yêu cầu của họ nhanh hơn.
- Tuân thủ quy định:
Có dữ liệu chính xác, cập nhật, dễ tìm và phân tích có thể giảm đáng kể công sức cần thiết để tuân thủ mọi quy định mà tổ chức của bạn phải tuân theo. Điều này làm tăng khả năng hiển thị vì tất cả thông tin mà kiểm toán viên có thể muốn xem xét đều có sẵn ngay lập tức. Một số hệ thống ERP mới thậm chí có thể xử lý các tiêu chuẩn tài chính như GAAP hoặc các quy định như Đạo luật Sarbanes-Oxley (SOX). Các hệ thống tốt nhất cũng sẽ giúp bạn cập nhật mọi sửa đổi đối với các yêu cầu này, đảm bảo rằng bạn luôn tuân thủ. Việc tuân thủ có thể là một thách thức, đặc biệt là trong các ngành được quản lý chặt chẽ, nhưng ERP giúp bạn thực hiện điều đó dễ dàng hơn.
- Tối ưu hóa chuỗi cung ứng:
Hệ thống ERP giúp quản lý chuỗi cung ứng (SCM) theo nhiều cách khác nhau cho các doanh nghiệp liên quan đến việc di chuyển hàng hóa vật lý và sản xuất. Sự cải tiến này mang lại thời gian xử lý nhanh hơn, giao hàng đúng hạn hơn và nhiều lợi thế khác hỗ trợ cho hoạt động và hiệu suất cốt lõi của công ty bạn. Hệ thống ERP được thiết kế tốt có thể giúp hoạt động chuỗi cung ứng của bạn trở nên mượt mà hơn và phản ứng nhanh hơn bằng cách cải thiện dự báo nhu cầu, quản lý hàng tồn kho, mua hàng và các chức năng khác. Bạn cũng có thể tiết kiệm tiền và phát triển các sản phẩm mới với chuỗi cung ứng được đơn giản hóa, mang lại cho công ty bạn lợi thế cạnh tranh cần thiết. Ngoài ra, hệ thống ERP có thể cải thiện đáng kể lợi nhuận đồng thời giảm chi phí trả quá mức cho hàng tồn kho và sản xuất. Có thể tối ưu hóa mức tồn kho bằng cách sử dụng hệ thống tập trung có khả năng hiển thị thời gian bán hàng, sản xuất và giao hàng thay vì phụ thuộc vào dự báo “phỏng đoán tốt nhất” cho số lượng sắp tới. Giám sát SCM phải là ưu tiên hàng đầu trong các lợi thế của danh sách hệ thống ERP, đặc biệt là trong thời điểm hiện tại.