Quy trình triển khai phần mềm ERP cho doanh nghiệp sản xuất vừa và nhỏ
Quản lý hiệu hiểu với phần mềm ERP
Không cần phải sử dụng hết tất cả các tính năng phức tạp của hệ thống ERP và chỉ cần đưa các thông tin cần quản lý vào hệ thống đảm bảo số liệu thống kê và quản lý tiến độ sản xuất kinh doanh như quản lý tiến độ thực hiện các đơn hàng cho khách hàng, quản lý thông tin mua sắm các vật tư, công cụ cho sản xuất và cho hoạt động vận hành của doanh nghiệp hay là việc quản lý sản xuất, theo dõi tiến độ, cũng như thông tin tồn kho tức thời nhanh chóng, giúp cho việc quản lý trở nên hiệu quả hơn. Dưới đây là 10 bước cơ bản kết nối giữa các bộ phận cho một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh đơn giản từ lúc hình thành đơn hàng đến khi kết thúc đơn hàng.

Bước 1: Nhận đơn đặt hàng từ khách hàng. Thông tin sẽ được phụ trách bán hàng kiểm tra và nhập lên hệ thống hoặc có thể tích hợp cổng thông tin cho phép khách hàng đặt hàng trực tiếp đẩy dữ liệu vào hệ thống ERP. Đơn đặt hàng sau khi được quản lý bộ phận kiểm tra phê duyệt sẽ được chuyển thông tin sang bộ phận sản xuất và bộ phận mua hàng tiếp nhận để thực hiện các bước tiếp cho việc hoàn thành đơn hàng của khách hàng.
Bước 2: Lập kế hoạch sản xuất. Phụ trách sản xuất sẽ dựa trên thông tin tồn kho các mặt hàng hiện tại và tiến độ sản xuất của các chuyền để lập kế hoạch sản xuất cho đơn hàng mới và điều chỉnh kế hoạch sản xuất tổng nhằm điều độ quá trình sản xuất hợp lý.
Sau đó là lập yêu cầu mua hàng: dựa trên định mức sản xuất để hệ thống tổng hợp danh sách nhu cầu các vật tư, hàng hóa cần cho đơn hàng (MRP). Bên cạnh đó, kiểm tra tình hình tồn kho và kế hoạch sản xuất của đơn hàng để đưa ra được số lượng và thời gian cần hàng về kho đúng tiến độ. Thông thường yêu cầu mua sắm này bộ phận sản xuất sẽ phụ trách và gửi sang bộ phận thu mua để thực hiện.
Bước 3: Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp. Bộ phận mua sắm sẽ thực hiện các bước tìm kiếm, đánh giá nhà cung cấp và tạo danh sách nhà cung cấp được chọn để gửi yêu cầu báo giá. Sau đó tiến hành so sánh giá các nhà cung cấp và quyết định lựa chọn nhà cung cấp để thực hiện mua sắm.
Bước 4: Lập đơn mua hàng (PO). Thực hiện tạo đơn mua hàng, hợp đồng mua hàng với nhà cung cấp được chọn. Sau khi PO được Giám đốc phê duyệt sẽ được hệ thống gửi trực tiếp cho nhà cung cấp được chọn. Việc ứng dụng thêm chữ ký số điện tử sẽ làm cho hồ sơ chứng từ hợp lệ với quy định của pháp luật. Nhiều công ty Nhật và Singapore mà chúng tôi triển khai đều đã số hóa và áp dụng phương pháp này.
Bước 5: 1-Nhận hàng nhập kho cho sản xuất. Được kiểm tra đầy đủ thông tin về hàng hóa, vật tư trước khi nhập hàng vào kho. 2- Ghi nhận hóa đơn mua hàng (nghiệm thu hàng hóa, dịch vụ). 3- Tạo yêu cầu thanh toán cho nhà cung cấp đã hoàn thành nghĩa vụ và theo các điều khoản của hợp đồng.
Bước 6: Tạo lệnh sản xuất bao gồm ngày tạo lệnh, số lệnh, mặt hàng sản xuất, đơn hàng của khách hàng, số lượng sản xuất yêu cầu, ngày bắt đầu sản xuất và ngày kết thúc sản xuất, xưởng sản xuất, phụ trách sản xuất,…kèm theo là các thông số kỹ thuật của mặt hàng. Lệnh sản xuất được gửi cho các quản đốc xưởng để tiến hành sản xuất.
Bước 7: Thực hiện sản xuất sản phẩm. Ghi nhận và thống kê vật tư, hàng hóa, bán thành phẩm, thành phẩm ở các công đoạn chính cần kiểm soát trong quá trình sản xuất để có thông tin nhằm quản lý tiến độ tức thời hỗ trợ điều độ sản xuất hiệu quả.
Bước 8: Kiểm tra chất lượng sản phẩm cuối cùng và nhập kho thành phẩm. Kiểm tra thành phẩm bao gồm mặt hàng Good, NG, Rework, ghi nhận các lý do lỗi, tỷ lệ lỗi, thông tin Lot sản xuất để giúp truy vết sản phẩm về sau khi có yêu cầu.
Bước 9: Lập yêu cầu giao hàng, thông tin được thực hiện dựa trên đơn đặt hàng của khách hàng, hệ thống ERP có thể tạo yêu cầu giao hàng tự động và đến thời gian cần giao hàng hệ thống sẽ gửi email yêu cầu gửi lệnh giao hàng cho bộ phận quản lý kho thực hiện việc xuất hàng.
Bước 10: Kiểm tra yêu cầu giao hàng và các mặt hàng cần giao. Thực hiện xuất hàng ra khỏi kho đảm bảo đầy đủ các tiêu chuẩn về quy cách hàng hóa trước khi xuất như các mặt đòi hỏi phải đầy đủ tem, nhãn, đóng gói đúng tiêu chuẩn.
Bên cạnh đó thì bộ phận kế toán, kho sẽ được hệ thống ERP cấu hình để ghi nhận đầy đủ các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh, từ đó tổng hợp được các báo cáo giá thành hay báo cáo lãi/lỗ tức thời cho doanh nghiệp. Nếu các bạn đang tìm kiếm hệ thống ERP đơn giản với chi phí hợp lý đừng ngần ngại hãy liên hệ với chung tôi để được tư vấn và demo miễn phí.