ERP là hệ thống quản lý thông tin xuyên suốt tổng thể hầu như toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp, làm thay đổi toàn bộ phương thức quản lý thông thường và nâng tầm quản lý nhờ thông tin minh bạch, tức thời được kiến trúc đầu cuối của một hoạt động kinh doanh phát sinh của tổ chức.

1. Đầu tiên là khảo sát nhu cầu ứng dụng phần mềm tại các bộ phận.
Doanh nghiệp cần đánh giá tính khả thi của việc ứng dụng phần mền quản lý. Xem xét việc ứng dụng phần mềm có thật sự cần thiết trong giai đoạn hiện tại.
Khi doanh nghiệp đủ lớn, thông tin cần xử lý nhiều hơn, tốc độ tổng hợp thông tin cần nhanh hơn và cần có thông tin phân tích để đưa ra quyết định chính xác hơn đã đến lúc doanh nghiệp bạn cần công cụ thay bạn quản lý thông tin rồi đấy.
Tuy nhên, việc đầu tư hệ thống quản lý càng sớm thì vẫn tốt hơn giúp doanh nghiệp hoạt động bài bản và chuẩn bị trước khi quy mô phát triển tăng đột biến sẽ không bị hụt hơi trong công tác quản lý mà kéo theo bộ máy bị chậm lại.
2. Lộ trình triển khai: tiếp theo nên xem xét và quyết định bộ phận nào sẽ áp dụng phần mềm trước hay là tất cả các bộ phận cùng áp dụng. Thời gian dự kiến sẽ hoàn thành trong bao lâu, ảnh hưởng như thế nào đến công việc thực tế tại đơn vị như thế nào. Việc này sẽ giúp doanh nghiệp trong quá trình vừa triển khai ERP không bị ảnh hưởng đến hoạt động, việc sắp xếp thời gian và nguồn lực thực hiện luân phiên nhau để “back up” cho nhau là một giải pháp tốt nhất.
3. Tìm kiếm sản phẩm và đơn vị triển khai hệ thống ERP, khâu này tương đối quan trọng với sự thành bại của dự án.
- Đầu tiên là đánh giá sản phẩm: có 2 lựa chọn là dùng sản phẩm nội địa hoặc là sản phẩm nước ngoài.
Tìm hiểu ưu và nhược điểm từng sản phẩm như nền tảng sản phẩm, khả năng mở rộng quy mô, tính linh hoạt, sự phù hợp của sản phẩm với doanh nghiệp để không phải mất nhiều chi phí chỉnh sửa hệ thống trong quá trình triển khai… - Đơn vị triển khai có đủ năng lực và kinh nghiệm triển khai không. Fab đã gặp trường hợp là có đơn vị triển khai dùng một chức năng với nghiệp vụ này lại sử dụng cho mục đích khác, đến cuối cùng không thể vận hành được.
Như vậy tư vấn triển khai không hiểu rõ nghiệp vụ thực tế hoặc cũng không hiểu rõ chức năng vận hành của hệ thống đi triển khai là cực kỳ nguy hiểm.
Fab làm khác đi phụ trách công việc này sẽ là người có hiểu biết sâu về chức năng hệ thống và nghiệp vụ sẽ trao đổi tư vấn và đưa ra giải pháp tốt nhất đến doanh nghiệp. Đồng thời doanh nghiệp cũng cần người thật sự nắm bắt được nghiệp vụ để cùng trao đổi với đơn vị triển khai.
4. Đương nhiên “last but not least” là chuẩn bị ngân sách. Chi phí đầu tư cho một hệ thống ERP là một khoản không nhỏ. Bao gồm: Bản quyền hệ thống, dịch vụ triển khai, nhân công tham gia triển khai, thời gian triển khai, server hệ thống, chi phí bảo trì hàng năm,…Từ đó tính ra tổng chi phí đầu tư ban đầu và chi phí vận hàng hàng năm, chi phí nâng cấp đầu tư sau đó nếu có.
Doanh nghiệp có thể dựa trên doanh thu hoạt động hàng năm để trích ra một khoản đầu tư hệ thống cũng như đánh giá được lợi ích từ việc áp dụng hệ thống sẽ giúp doanh nghiệp tăng trưởng như thế nào ở các năm sau đó.