Làm thế nào để sử dụng phần mềm ERP hiệu quả

Phần mềm ERP tốt nhất cho doanh nghiệp

Không phải sử dụng hệ thống ERP là cũng phát huy được khả năng của nó mà phụ thuộc rất lớn về thiết kế và cách vận hành hệ thống. Một hệ thống ERP thành công là hỗ trợ được doanh nghiệp trong công tác quản lý chứ không phải trở thành gánh nặng cho doanh nghiệp. Đã có nhiều tổ chức sử dụng hệ thống ERP nhưng không đạt được kết quả mong muốn, thay vì để hệ thống phục vụ bạn thì bạn trở thành "nô lệ" của hệ thống. Kết quả cuối cùng là sự phản đối của nhân viên và hệ thống sẽ không tồn tại được lâu dài. Điều khác biệt khi sử dụng phần mềm ERP hay bất cứ hệ thống quản lý nào chính là chúng ta không thể biết được ngay từ đầu sản phẩm ERP này liệu có sử dụng được và tạo ra các giá trị quản lý cho doanh nghiệp cũng như là nguồn dữ liệu tương lai để doanh nghiệp sử dụng cho các công nghệ tự động hóa hoặc AI về sau hay không? Chỉ đến khi nào quá trình triển khai được hoàn tất và được vận hành một thời gian thì người dùng thật sự thấy được những lợi ích mà hệ thống mang lại. Khi đó doanh nghiệp mới có cơ sở để đánh giá được sản phẩm ERP này là phù hợp hay thất bại. Bên cạnh đó, một sản phẩm phần mềm ERP sẽ không thực sự hiệu quả nếu được đóng gói và vận hành theo những gì đã có vì chỉ được hạn chế một số tính năng theo quy trình được thiết lập sẵn và phải có mức tương đồng với hoạt động của công ty. Lí do là vì mỗi doanh nghiệp sẽ có tính đặc thù trong quản lý và triết lý kinh doanh riêng. Chính vì vậy, cần thiết tư vấn quy trình và giải pháp thay đổi hệ thống phù hợp với mục tiêu và kết quả mà doanh nghiệp mong muốn đạt được khi sử dụng hệ thống tốt hơn và cũng là một trong những điều kiện tiên quyết để lựa chọn một hệ thống ERP phù hợp.

01

Lên kế hoạch và tổ chức thực hiện ERP

Kế hoạch thực hiện giúp doanh nghiệp nhìn thấy rõ con đường đi và các mục tiêu của từng giai đoạn cần phải đạt được trong quá trình triển khai. Đồng thời cũng dự kiến được thời gian và nguồn lực cần chuẩn bị cho dự án. Tổ chức của dự án sẽ đảm bảo nhân sự thực hiện dự án đúng tiến độ và chuyên môn của người tham gia để dự án được triển khai với kết quả đạt được tốt nhất chính là những nhu cầu và giải pháp mà doanh nghiệp đang yêu cầu hệ thống ERP phải đáp ứng được khi vận hành.

02

Lựa chọn nhà cung cấp phần mềm ERP và đơn vị tư vấn triển khai

Có rất nhiều hãng cung cấp giải pháp ERP cả trong nước lẫn quốc tế. Các tên tuổi quen thuộc như FAST, ERP Việt, Bravo, Misa,..(ERP trong nước) hay SAP, Infor, Oracle, Epicor, Azentio, Microsoft,..(ERP quốc tế). Vì vậy doanh nghiệp cần lên tiêu chí để lựa chọn cho mình hệ thống phù hợp với mục tiêu và ngân sách theo kế hoạch đã đưa ra. Tìm hiểu các ưu và nhược điểm của các hãng, lựa chọn hãng uy tín để có sự đảm bảo về lâu dài vì khi sử dụng phần mềm ERP là phải hoạt động ít nhất 10 năm sau khi bắt đầu vận hành chính thức mới đảm bảo được tính khả thi của hệ thống.

03

Chuẩn bị quy trình và dữ liệu danh mục chính

Nói đến phần mềm ERP là nói đến quy trình nghiệp vụ chứa thông tin đi kèm và đòi hỏi tính tuân thủ cao khi thực hiện trên ERP bởi vì hệ thống có tính kế thừa, không thể bỏ bước nếu hệ thống đã yêu cầu phải nhập liệu để ghi nhận thông tin. Chính vì vậy mà việc rà soát lại quy trình cũng như các thông tin cần ghi nhận ở mỗi bước và cân nhắc nên làm trong ERP hay làm ngoài sẽ tối ưu hơn cho hoạt động của doanh nghiệp. Ngoài ra công tác chuẩn bị danh mục mã, định mức để đưa vào hệ thống cũng cần được chuẩn hóa lại, làm sạch dữ liệu để xem xét tính khả thi của các danh mục và bộ mã đã đáp ứng nhu cầu quản lý của doanh nghiệp chưa, cần thiết thì có thể yêu cầu đơn vị tư vấn triển khai ERP hỗ trợ xử lý dữ liệu.

04

Yêu cầu về máy chủ hệ thống ERP

Hiện nay có 2 phương án: thứ nhất là tự đầu tư hệ thống máy chủ theo yêu cầu về các thông số kỹ thuật mà nhà cung cấp giải pháp đưa ra đủ đảm bảo hệ thống vận hành ổn định ít nhất 10 năm. Và thứ hai là thuê máy chủ từ các nhà cung cấp trong và ngoài nước với sự linh hoạt và chi phí được tính gói hàng năm/ hàng quý giúp doanh nghiệp chia nhỏ chi phí đồng thời không phải tốn chi phí nhân sự quản lý máy chủ.

05

Thu thập các vướng mắc và nhu cầu hệ thống ERP giải quyết được của người dùng

Đây là một trong những công việc thuộc mức độ quan trọng nhất trước khi triển khai hệ thống phần mềm ERP mà doanh nghiệp nào cũng cần thực hiện. Nếu không có những yêu cầu này thì vấn đề hệ thống sẽ không giải quyết được chính xác công việc mà người dùng trực tiếp đang gặp phải. Khi đó người dùng lại tiếp tục thực hiện theo cách cũ và những thông tin quan trọng không được ghi nhận vào hệ thống, còn hệ thống sẽ lại ghi nhận những thông tin bị ngắt quãng dẫn đến sự bất cập khi sử dụng phần mềm.

06

Thu thập các báo cáo và biểu mẫu cần quản lý trên ERP

Các thông tin sau khi được ghi nhận vào hệ thống ERP thì doanh nghiệp cần in ấn biểu mẫu gì từ hệ thống, hoặc cần các báo cáo quản lý nào mà hệ thống ERP có thể tổng hợp tức thời cho Ban quản lý? Những biểu mẫu và các báo cáo này cần được thống kê và thu thập lại để đảm bảo mục tiêu triển khai hệ thống đi đúng hướng và khai thác được dữ liệu khi sử dụng hệ thống ERP.

07

Sự tham gia của Ban lãnh đạo vào việc sử dụng hệ thống ERP

Khi tính tuân thủ chưa cao thì sự tham gia của Ban lãnh dạo trực tiếp vào hệ thống ERP, dùng hệ thống ERP làm nơi truy xuất thông tin và báo cáo chính thức thì khi đó việc ghi nhận dữ liệu của người dùng mới đảm bảo tính chính xác và tức thời. Đồng thời, khi Ban lãnh đạo tham gia trực tiếp vào hệ thống ERP mới đảm bảo thông tin quản lý đầy đủ theo yêu cầu mà Ban lãnh đạo mong muốn hệ thống ghi nhận.

Đến với dịch vụ của chúng tôi. Quý công ty và các bạn sẽ không cần phải lo lắng trước những rủi ro kể trên khi doanh nghiệp bạn không chắc chắn được tính hiệu quả của hệ thống ERP, vì chúng tôi cung cấp gói tư vấn miễn phí, hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng quy trình và đưa ra các giải pháp xử lý những vướng mắc trước khi có thể sử dụng hệ thống ERP. Hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn những ưu điểm về quy trình công nghệ mà các hệ thống lớn hiện đang áp dụng một cách bài bản để ghi nhận thông tin hoạt động sản xuất kinh doanh cần thiết.

Khảo sát nghiệp vụ
  • Trước khi có thể tư vấn được giải pháp, chúng tôi cần thiết phải hiểu được toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp, những khó khăn trong công tác quản lý và nhu cầu mà từng bộ phận mong muốn hệ thống đưa ra được. Cũng như nhu cầu thông tin quản lý của Ban lãnh đạo mà hệ thống phải đáp ứng được.
Tư vấn quy trình
  • Dựa trên quy trình hiện tại, chúng tôi sẽ tư vấn lại quy trình tối ưu để chạy trên hệ thống ERP, đảm bảo ghi nhận được các thông tin cần quản lý và nhu cầu của người dùng.
Tư vấn dữ liệu và chuẩn hóa MasterData
  • Dữ liệu hiện tại mà doanh nghiệp đang quản lý đang rời rạc và không thống nhất. Chính vì vậy mà chúng tôi sẽ tư vấn cách đánh mã, kiến trúc thông tin, xây dựng các định mức, ... làm sạch dữ liệu đầu kỳ đảm bảo dữ liệu sẵn sàng chuyển đổi vào hệ thống ERP khi vận hành.

Hệ thống quản lý tốt nhất chưa hẳn sẽ phù hợp nếu không được sử dụng đúng cách

Phần mềm ERP phù hợp dựa trên các tư vấn tối ưu nhất dành cho doanh nghiệp

Với một giải pháp hoàn thiện nhưng không được vận hành đúng cách hoặc không tận dụng được những tính năng mà hệ thống có thể hỗ trợ doanh nghiệp trong công tác quản lý, nâng cao hiệu suất làm việc cũng như tiết kiệm chi phí thì có thể doanh nghiệp sẽ không sử dụng được phần mềm lâu dài và kết quả là một hệ thống thất bại và gây ra sự lãng phí cho doanh nghiệp. Chúng tôi sẽ cùng bạn xây dựng giải pháp hệ thống quản lý trước đến khi Ban quản lý hình dung được những gì mà phần mềm ERP có thể mang lại cho doanh nghiệp dựa trên mục tiêu và nhu cầu quản lý trước khi quyết định mua sắm. Chúng tôi những người cung cấp giải pháp phần mềm quản lý với hơn 15 năm kinh nghiệm chiến đấu trong đa ngành nghề sản xuất kinh doanh luôn muốn gắn kết và đồng hành cùng Quý công ty bạn trong thời gian dài và cùng tạo ra giá trị để phát triển là giá trị mà chúng tôi hướng đến.