Mục tiêu của việc đánh mã
- Kiểm soát trùng mã: trong hệ thống ERP mã sẽ được dùng chung, xuyên suốt các phòng ban. Ví dụ khi chưa dùng phần mềm: Bộ phận bán hàng sẽ đặt 1 bộ mã cho khách hàng theo mục tiêu quản lý của người đặt mã, đến bộ phận sản xuất lại đặt tiếp 1 bộ mã khác dựa vào sản phẩm mà khách hàng đặt, đến bộ phận kế toán sẽ đặt tiếp 1 bộ mã khác để theo dõi của kế toán. Thế là chẳng may 1 khách hàng trong nội bộ mỗi phòng ban sẽ gọi 1 tên khách nhau, dẫn đến việc so sánh hay đối chiếu số liệu không còn chính xác nữa. Khi áp dụng phần mềm thì mã đã đặt rồi thì các phòng ban khác chỉ sử dụng, chứ không tạo ra những mã khác nhau nữa và danh mục đó các bộ phận được chia sẽ cho nhau thông tin. Nếu tạo ra nhiều mã nhưng bản chất giống nhau sẽ làm cho việc thống kê, phân tích báo cáo không còn chính xác.
- Tránh mã rác hệ thống (mã đặt không đúng). Để kiểm soát trùng mã thì cần có quy tắc đặt mã và nên được ban hành nội bộ. Vì nếu không có quy tắc thì có thể 1 nội dung vẫn tạo ra nhiều mã khác nhau. Ví dụ cùng 1 khách hàng là A, đã được 1 bạn tạo mã là A01. Nhưng bạn khác tìm trên hệ thống không thấy có, lại vào tạo 1 mã là A02. Dẫn đến mã rác, tuy không trùng mã nhưng thật ra là cùng là 1 khách hàng, nên việc so sánh thông tin cũng sẽ không chính xác.
Nên có “Quy tắc đặt mã”
Để đưa ra quy tắc đặt mã thì không khó nhưng cũng không dễ, vì để có được 1 bộ mã thể hiện được đầy đủ thông tin cần quản lý thì cần phải nắm hết được các nghiệp vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Mã này sẽ phục vụ công tác quản lý, báo cáo về sau, vì thế quy tắc đặt mã nên để cán bộ chủ chốt tham gia xây dựng bộ mã cho công ty.
Mã thì không nên quá dài tầm 25 ký tự trở xuống, mã thì cần viết liền không dấu, không ký tự đặc biệt. Diễn giải cho mã cũng không nên quá dài, đủ thông tin quản lý là được. Khi in ấn ra giấy, hay xem báo cáo cũng sẽ đẹp hơn.
Quy tắc đặt mã có 2 trường phái:
Thứ 1: Đặt mã theo số hóa
- Ưu điểm: nhìn đều đẹp và có thể đưa nhiều thông tin vào để quản lý.
- Nhược điểm: nhìn mã không nhận biêt thông tin được ngay mà phải xem diễn giải mới biết được thông tin, dễ chọn sai vì nhìn hơi giống nhau, chỉ khác số thứ tự.
Thứ 2: Đặt mã theo tên gợi nhớ (tên tắt)
- Ưu điểm: nhìn mã sẽ biết ngay thông tin, dễ dàng cho người dùng khi nhập liệu.
- Nhược điểm: bị hạn chế ký tự đặt không quá dài, nhiều tên giống nhau nên phải thêm ký tự để phân biệt, khó đặt không thể dùng công thức để đặt hàng loạt.
Sau đây là Danh sách mã danh mục chính (Master Data) cần dược chuẩn hóa và đánh mã trước khi ứng dụng ERP.
- Mã sản phẩm.
- Mã vật tư, hàng hóa.
- Mã dịch vụ dùng chung.
- Mã khách hàng.
- Mã nhà cung cấp.
- Mã nhân viên.
- Mã phòng ban.
- Mã dự án.
- Mã CCDC, thiết bị.
- Mã Tài sản cố định.
- Mã xưởng sản xuất.
- Mã tài khoản kế toán (theo tt200).
- Mã ngân hàng.
- Mã chi phí (ngân sách).
- Mã kho.
