Quản lý quy trình kinh doanh (BPM)

Sử dụng các phương pháp để khám phá, lập mô hình, phân tích, đo lường, cải thiện và tối ưu hóa chiến lược và quy trình kinh doanh. Quản lý tác vụ tập trung vào các nhiệm vụ riêng lẻ trong khi BPM quan sát toàn bộ quá trình từ đầu đến cuối. Thông qua việc tái cấu trúc quy trình liên tục, các tổ chức có thể hợp lý hóa quy trình công việc tổng thể của mình, giúp tăng hiệu quả và tiết kiệm chi phí. Khái niệm này không mới; sáu nguyên tắc sigma và tinh gọn là ví dụ về phương pháp BPM. Bằng cách kết hợp các khả năng phân tích nâng cao, giám sát hoạt động và quản lý quyết định, các bộ quản lý quy trình kinh doanh có thể điều phối con người, hệ thống, thông tin và vật liệu để đạt được kết quả kinh doanh. Do đó, chúng đặc biệt hữu ích trong việc đẩy nhanh các chiến lược chuyển đổi kỹ thuật số.

BPM tập trung vào tích hợp: Loại BPM này tập trung vào các quy trình không đòi hỏi nhiều sự tham gia của con người. Các quy trình này phụ thuộc nhiều hơn vào API và cơ chế tích hợp dữ liệu trên các hệ thống, như quản lý nguồn nhân lực (HRM) hoặc quản lý quan hệ khách hàng (CRM).

BPM tập trung vào tích hợp: Loại BPM này tập trung vào các quy trình không đòi hỏi nhiều sự tham gia của con người. Các quy trình này phụ thuộc nhiều hơn vào API và cơ chế tích hợp dữ liệu trên các hệ thống, như quản lý nguồn nhân lực (HRM) hoặc quản lý quan hệ khách hàng (CRM).

BPM lấy con người làm trung tâm: tập trung vào sự tham gia của con người. Khi cần có sự phê duyệt thì giao diện người dùng sẽ trực quan với các tính năng kéo và thả cho phép phân công nhiệm vụ cho các vai trò khác nhau và người chịu trách nhiệm trong suốt quá trình thực hiện theo cấp bậc.

BPM lấy con người làm trung tâm: tập trung vào sự tham gia của con người. Khi cần có sự phê duyệt thì giao diện người dùng sẽ trực quan với các tính năng kéo và thả cho phép phân công nhiệm vụ cho các vai trò khác nhau và người chịu trách nhiệm trong suốt quá trình thực hiện theo cấp bậc.

BPM tập trung vào tài liệu: Loại BPM này tập trung vào một tài liệu cụ thể, chẳng hạn như hợp đồng. Khi các công ty mua một sản phẩm hoặc dịch vụ, nó cần phải trải qua các hình thức và vòng phê duyệt khác nhau để đạt được thỏa thuận giữa khách hàng và nhà cung cấp.

BPM tập trung vào tài liệu: Loại BPM này tập trung vào một tài liệu cụ thể, chẳng hạn như hợp đồng. Khi các công ty mua một sản phẩm hoặc dịch vụ, nó cần phải trải qua các hình thức và vòng phê duyệt khác nhau để đạt được thỏa thuận giữa khách hàng và nhà cung cấp.

Vòng đời quản lý quy trình kinh doanh

Một hệ thống BPM thành công bắt đầu bằng việc xác định các giai đoạn liên quan đến quy trình làm việc. Bằng cách áp dụng quản lý quy trình kinh doanh, các tổ chức có thể cải thiện hoạt động của mình, mang lại kết quả kinh doanh tốt hơn. Một dự án BPM thành công đòi hỏi phải lập kế hoạch cẩn thận và giao tiếp cởi mở, nhưng sau khi cải thiện một loạt hoạt động, các nhóm sẽ nhanh chóng nhận ra lợi ích của nó. Để đạt được những kết quả này, bạn nên hiểu đầy đủ về vòng đời của BPM.

01

Thiết kế quy trình: Nhóm nên bắt đầu bằng việc phác thảo các mốc quan trọng trong quy trình. Từ đó, các nhiệm vụ riêng lẻ trong quy trình BPM tổng thể phải được xác định cùng với chủ sở hữu nhiệm vụ cho từng bước trong quy trình làm việc. Các bước phải được xác định rõ ràng để nhóm có thể xác định các lĩnh vực cần tối ưu hóa quy trình và các số liệu tiếp theo để theo dõi sự cải tiến của nó.

02

Mô hình: Trong bước này, nhóm nên tạo một bản trình bày trực quan về mô hình quy trình. Điều này phải bao gồm các chi tiết cụ thể, chẳng hạn như tiến trình, mô tả nhiệm vụ và bất kỳ luồng dữ liệu nào trong quy trình. Việc sử dụng phần mềm quản lý quy trình kinh doanh rất hữu ích trong giai đoạn này.

03

Thực thi: Nhóm nên tiến hành chứng minh khái niệm, thử nghiệm hệ thống BPM mới với một nhóm hạn chế. Sau khi kết hợp bất kỳ phản hồi nào, nhóm có thể bắt đầu triển khai quy trình cho nhiều đối tượng hơn.

04

Giám sát: Trong giai đoạn này, nhóm nên giám sát quy trình, đo lường sự cải thiện về hiệu quả và xác định bất kỳ tắc nghẽn bổ sung nào.

05

Tối ưu hóa: Ở bước cuối cùng, nhóm thực hiện mọi điều chỉnh cuối cùng cho quy trình để cải thiện hoạt động kinh doanh.

Lợi ích của quản lý quy trình kinh doanh

Các trường hợp sử dụng quản lý quy trình kinh doanh
Phần mềm BPM cung cấp nhiều cấu trúc hơn xung quanh các quy trình, loại bỏ một số điểm thiếu hiệu quả trong một quy trình làm việc nhất định. Một số ví dụ đã áp dụng thành công bao gồm:

Phân phối nội dung: Các công ty truyền thông có thể sử dụng BPM để tự động hóa quá trình chuẩn bị và phân phối nội dung, từ tạo nội dung đến phân phối. Hệ thống quản lý quy trình kinh doanh có thể được thiết kế để tương tác với hệ thống quản lý nội dung, quản lý quyền, lưu lượng nội dung và trật tự công việc.

Dịch vụ khách hàng: Đại diện dịch vụ khách hàng có thể xác định các câu hỏi thường gặp để chatbot xử lý, hỗ trợ nhóm khi có khối lượng yêu cầu dịch vụ cao. Dữ liệu bản ghi từ các trung tâm cuộc gọi và chatbot cũng có thể giúp tự động hóa các quy trình hơn nữa cũng như cung cấp các câu trả lời được cá nhân hóa hơn cho khách hàng.

Tài chính: Các công ty có thể tạo mẫu để chuẩn hóa việc gửi đơn đặt hàng từ nhiều nhóm khác nhau, cho phép họ mua phần mềm hoặc phần cứng kinh doanh nhanh hơn. Ngoài ra, quy trình công việc tùy chỉnh có thể được thiết lập cho các tình huống riêng biệt.

Nhân sự: Nhân sự có thể sử dụng BPM để hợp lý hóa việc quản lý tài liệu và quy trình làm việc. Nó cung cấp một môi trường có cấu trúc chặt chẽ hơn để xử lý các biểu mẫu nhân sự, chẳng hạn như nhân viên mới vào và ra khỏi công ty, đánh giá hiệu suất, yêu cầu nghỉ phép và phê duyệt bảng chấm công.

Ngân hàng: Khi xử lý các khoản vay cho cá nhân hoặc doanh nghiệp, ngân hàng cần đánh giá người nộp đơn về rủi ro tín dụng tiềm ẩn. Điều này liên quan đến việc thu thập thông tin từ nhiều nguồn, chẳng hạn như người nộp đơn, nhà tuyển dụng và cơ quan xếp hạng tín dụng. BPM đẩy nhanh các quyết định liên quan đến khả năng đủ điều kiện vay vốn bằng cách quản lý luồng thông tin trong suốt quá trình và giảm sai sót trong tài liệu.

Thực hiện đơn hàng: Các công ty có thể cải thiện hiệu quả hoạt động của hệ thống thực hiện đơn hàng bằng cách sử dụng BPM. Họ có thể sử dụng BPM để quản lý các ưu đãi đặc biệt, nắm bắt đơn hàng và thực hiện đơn hàng. Điều này chuyển quy trình theo hướng quản lý đơn hàng lấy khách hàng làm trung tâm nhằm mang lại giá trị kinh doanh lớn hơn.

Phần mềm quản lý mua sắm - Quản lý chi phí hiệu quả