circle-decor

Làm việc có kế hoạch

Hệ thống quản lý doanh nghiệp tổng thể ERP

ERP - Enterprise Resource Planning, là hệ thống phần mềm ghi nhận nghiệp vụ phát sinh một cách có hệ thống tất cả hoạt động doanh nghiệp. Phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp kiến trúc thông tin và làm việc theo quy trình. Hệ thống ERP có sự liên kết chặt chẽ các quy trình từ khi phát sinh một nghiệp vụ kinh tế đến khi kết thúc nghiệp vụ kinh tế đó, thông tin sẽ được kết nối và chạy xuyên suốt qua các bộ phận từ đó nâng cao hiệu quả quản lý thông tin tức thời và chính xác. ERP là viết tắt của hoạch định nguồn lực doanh nghiệp, ERP là nghĩ về tất cả các quy trình kinh doanh cốt lõi cần thiết để điều hành một công ty: tài chính, nhân sự, sản xuất, chuỗi cung ứng, dịch vụ, mua sắm và các quy trình khác. Ở cấp độ cơ bản nhất, ERP giúp quản lý hiệu quả tất cả các quy trình này trong một hệ thống tích hợp.

ERP - Enterprise Resource Planning

Để tận dụng được lợi thế cao nhất của hệ thống ERP chính là làm gì cũng cần lên kế hoạch:

  • Trước khi có doanh số thì cần lên dự kiến doanh số.
  • Trước khi có thu – chi thì cần lên kế hoạch thu – chi.
  • Trước khi có sản xuất cần lên kế hoạch sản xuất.
  • Trước khi có mua sắm thì cần lên yêu cầu mua sắm.
  • Trước khi bảo trì bảo dưỡng thì cần lên kế hoạch bảo trì bảo dưỡng máy móc thiết bị để tránh những tình huống bất ngờ xảy ra, giảm thiểu rủi ro trong công tác vận hành, từ đó giảm chi phí xử lý sự cố phát sinh xuống và nâng cao hiệu quả vận hành lên.

Hoạt động của doanh nghiệp đều cần được lên kế hoạch trước sẽ giúp cho bạn nhìn thấy được trước khả năng kinh doanh, khi đó khả năng chủ động sẽ cao hơn không để tình trạng không có thông tin cho đến khi thực tế phát sinh. Đồng thời việc lập kế hoạch và theo dõi thực hiện theo kế hoạch sẽ giúp cho việc quản trị doanh nghiệp trở nên hiệu quả hơn.

Hiện tại các doanh nghiệp đa phần quản lý dựa trên số liệu đã được kế toán hạch toán và lên báo cáo thì chỉ là những con số đã phát sinh trong quá khứ. Như vậy, sẽ thiếu thông tin để về thực tế đang hoạt động, dự báo sắp tới và không thể lường trước các tình huống có thể xảy ra.

Đối với phần mềm quản lý ERP từ khi chưa phát sinh nghiệp vụ đã có thể được lên kế hoạch trước trên hệ thống và các giao dịch phát sinh sẽ được ghi nhận tức thời trên hệ thống không cần phải đợi đến khi thông tin chạy qua Kế toán thì lãnh đạo mới nắm bắt được tình hình đã xảy ra.

Hệ thống ERP tiêu chuẩn có 10 modules chính có thể ghi nhận đầy đủ toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của một doanh nghiệp từ quy mô nhỏ, vừa đến quy mô lớn.

Các module của hệ thống ERP

Đầy đủ chức năng nghiệp vụ doanh nghiệp cần

Việc ứng dụng hệ thống ERP là điều bắt buộc đối với doanh nghiệp lớn, vì nếu không có hệ thống khi quy mô quá lớn việc quản lý truyền thống sẽ không còn mang lại hiệu quả khi mỗi người phải mất nhiều thời gian để trao đổi, tương tác mới có thể hoàn thành được một hạng mục. Nhờ có hệ thống ERP mà các công đoạn này đều được hệ thống hóa theo quy trình, biết người biết việc, mọi thông tin đều hiển thị tức thời, việc kinh doanh sẽ trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết khi mức độ cam kết với khách hàng tốt nhất có thể.

Làm sao triển khai hệ thống lớn thành công?

Sự quyết tâm và kiên định đưa tri thức vào ERP

Tuy là hệ thống phần mềm, nhưng mà mức độ thành công của dự án lại phụ thuộc vào yếu tố nhân sự. ERP là tập hợp quy trình và thông tin quản lý, bao gồm cả nghiệp vụ hoạt động của doanh nghiệp. Core của hệ thống chỉ mang tính tổng hợp, để hệ thống có thể vận hành theo thực tế hoạt động thì doanh nghiệp cần đưa tri thức, các thông tin nghiệp vụ vào hệ thống để hệ thống trở thành “linh hồn” của doanh nghiệp.

Các cán bộ nồng cốt, hiểu và nắm rõ nghiệp vụ cũng như thông tin quản lý tổng thể là chìa khóa giúp cho hệ thống vận hành thành công bởi vì:

  • Khi ý tưởng không đúng thực tế thì hệ thống vận hành cho các ý tưởng chứ không phải cho thực tế đang cần quản lý.
  • Khi hệ thống có quá nhiều thông tin nhưng lại không giải quyết được tình huống thật sự mà người dùng đang cần.
  • Khi quy trình quá chặt chẽ nhưng thực tế lại cần nhanh tiện lợi mà vẫn kiểm soát được.
  • Khi nhân sự chống đối sử dụng hệ thống vì nghĩ rằng nó rườm rà và phức tạp mất thời gian, không thông minh,..

Sau tất cả, những điều trên đều xuất phát từ yếu tố con người và không kém phần quan trọng là nhân sự tư vấn giải pháp phần mềm bên đơn vị triển khai.

  • Đưa ra giải pháp không hợp lý thì việc vận hành sẽ dễ gây ra sự đứt đoạn trong quy trình hoạt động của luồng thông tin.
  • Không đủ kinh nghiệm nắm rõ chức năng hệ thống và nắm được nghiệp vụ hoạt động của doanh nghiệp.
Tất cả những điều trên được các Hãng phần mềm lớn đúc kế ra 5 giai đoạn cần thiết để triển khai hệ thống phần mềm ERP thành công như sau:
 
  1. Xác lập dự án: phạm vi, đội ngũ tham gia, thông tin yêu cầu quản lý, quy trình, dữ liệu.
  2. Thiết kế: khảo sát thực tế và áp vào hệ thống ERP để đưa ra giải pháp.
  3. Xây dựng: hiệu chỉnh hệ thống theo yêu cầu được xác lập, chuẩn bị kịch bản kiểm thử hệ thống, kiểm thử, hiệu chỉnh sau kiểm thử, đào tạo người dùng, hiệu chỉnh sau đào tạo người dùng, kiểm thử chấp nhận của người dùng.
  4. Chuyển giao: chuẩn bị hệ thống, cấu hình, chuyển đổi dữ liệu vào hệ thống sẵn sàng sử dụng.
  5. Vận hành và hỗ trợ: nhập thật trên hệ thống, số liệu thật, hỗ trợ sửa lỗi thời gian đầu vận hành, hỗ trợ người dùng.

Trước khi bắt đầu vào triển khai hệ thống ERP thì việc xây dựng và lập ra một kế hoạch triển khai là điều cần thiết và quan trọng để làm chỉ dẫn và mục tiêu đạt được từng bước trong quá trình thực hiện dự án. Kế hoạch càng chi tiết các công việc thì dự án càng dễ thực hiện và rút ngắn thời gian triển khai. Trong quá trình triển khai để tránh ảnh hưởng đến công việc đang làm, do vậy để mỗi buổi làm việc hiệu quả cần có tiêu chí rõ ràng và kết quả đạt được theo kế hoạch đã lên trước đó.

Nền tảng hệ thống ERP

Sử dụng hãng phần mềm thuộc top 5 thế giới

- Không bị phá vỡ kiến trúc hệ thống vì các hệ thống lớn đã được tích lũy kinh nghiệm từ các doanh nghiệp lớn. - Không bị phụ thuộc bởi đơn vị triển khai vì hãng có nhiều đối tác để hỗ trợ lẫn nhau trong quá trình cung cấp và triển khai sản phẩm của hãng. - Tiện ích và công nghệ hiện đại bật nhất được phát triển bởi các chuyên gia CNTT hàng đầu thế giới. - Nền tảng đến từ các hãng: SAP, Oracle, Infor, Epicor, Microsoft,...

Phần mềm quản lý mua sắm

Quản lý mua sắm, giao nhận, thanh toán hiệu quả